Von der CRM-Longlist zur Shortlist

Wie kommen Sie bei der CRM-Software-Auswahl von der Longlist zu einer Shortlist und letztlich zum passenden System?

Bei der CRM-Auswahl gibt es einige Herausforderungen zu meistern. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal konkret mit dem CRM-Auswahlprozess auseinandersetzen und aufzeigen, wie Sie den Pool geeigneter Anbieter und Systeme verkleinern und letztlich die richtige CRM-Software auswählen.  

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist CRM-Software?
• Undurchsichtiger CRM-Software-Markt
• Was ist eine Shortlist?
• Longlist vs. Shortlist
• CRM-Software testen
• Fazit: Von der Shortlist zur richtigen CRM-Software

Was ist CRM-Software?

Ein sogenanntes Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) ist eine datenbankbasierte Unternehmenssoftwarelösung, die bei der gezielten Kundenverwaltung und -betreuung unterstützt.

Zentrale Kundendatenverwaltung 

Dazu werden alle relevanten Kunden- und Kontaktdaten in entsprechenden Kundenakten auf einer zentralen Datenbank gespeichert und verwaltet. Somit können alle zugangsberechtigten Mitarbeiter direkt auf alle Daten zu einem Kunden zugreifen und das gesamte Unternehmen arbeitet mit dem gleichen Kenntnisstand.

Vorteile einer CRM-Software

Dies birgt gleich mehrere Vorteile in sich. Zum einen wird der Kundenservice maßgeblich verbessert, da Anfragen direkt und schnell bearbeitet werden können, ohne dass erst nach den notwendigen Informationen oder dem aktuellen Stand eines Prozesses gefragt werden muss, zum anderen wird die Kommunikation innerhalb des Unternehmens entscheidend verbessert.

Aussagekräftige Analysen

Doch CRM-Systeme bringen viele verschiedene weitere Vorteile mit sich. Beispielsweise können durch die Auswertung der Kundendaten wichtige Erkenntnisse für den Vertrieb oder auch das Marketing gewonnen werden.

Zahlreiche verschiedene weitere Funktionen innerhalb von CRM-Systemen machen den CRM-Markt letztlich so divers, sodass es zur echten Aufgabe wird, das passende System für seine Zwecke zu finden.

Undurchsichtiger CRM-Software-Markt

Am CRM-Markt finden sich hunderte verschiedene Systeme von zahlreichen verschiedenen Herstellern. Da das richtige System zu finden ist kein leichtes Unterfangen.

Einen Fehler den viele Unternehmen leider allzu oft machen, sie entscheiden sich allzu schnell für das erst beste System, dass ihnen bei der Suche über den Weg läuft. Dann werden unnötig viele Kompromisse eingegangen, nur um sich nicht mit der mühseligen Suche beschäftigen zu müssen und die Sache schnell vom Schreibtisch zu haben.

Konsequenzen einer Fehlentscheidung

Wie fatal diese Vorgehensweise ist, zeigt sich dann oftmals einige Monate später, nämlich dann, wenn Ziele nicht erreicht werden konnten, die Mitarbeiter das System nicht richtig annehmen oder Geschäftsprozesse nun deutlich komplexer sind, als sie es zuvor waren.

Wie jedoch findet man das richtige System und den richtigen Softwarepartner für sein CRM-Projekt? Oftmals ist in diesem Zusammenhang von einer Long- bzw. einer Shortlist die Rede. Was genau das ist und wie man durch diese letztlich zum geeignetsten System für sein Unternehmen kommt, wollen wir in diesem Artikel einmal klären.

Was ist eine Shortlist?

Letztlich ist eine Shortlist nichts anderes, als eine kurze Liste auf denen entsprechende Anbieter, die Ihre Anforderungen hinsichtlich Ihres gewünschten CRM-Systems erfüllen können. Auf dieser Liste stehen am Ende noch drei bis vielleicht fünf verschiedene Anbieter von CRM-Systemen.

Die Shortlist stellt den vorletzten Schritt im CRM-Auswahlprozess dar. Sie ist letztlich das Ergebnis einer langen und weitreichenden Recherche nach Anbietern. Doch wie kommt man zu dieser Shortlist? Und warum ist dieser überhaupt wichtig?

Überblick verschaffen

Am Anfang der CRM-Suche steht Ihnen noch die gesamte CRM-Welt offen. Bei der Suche stoßen Sie schnell auf Marktführer wie Salesforce oder andere große Namen wie Microsoft oder SAP. Wie jedoch weiß man nun, welches System zu einem passt, welches alle Anforderungen erfüllen kann und welche Systeme dies nicht können?

Zahlreiche Systeme

Da bleibt Ihnen zumeist nicht anderes übrig als jedes einzelne System daraufhin zu überprüfen. Da sich jedoch hunderte verschiedener Systeme unterschiedlicher Anbieter am Markt finden, erscheint diese Vorgehensweise dann doch etwas unrealistisch.

Vergleichsportale nutzen

Daher: Nutzen Sie Vergleichsportale. Diese helfen Ihnen nicht nur dabei Systeme direkt miteinander zu vergleichen, vielmehr finden sie hier den vollen Funktionsumfang der CRM-Systeme und können diese direkt mit Ihren Anforderungen abgleichen.

Longlist vs. Shortlist 

Ohne derartige Portale musste man in der Vergangenheit auf die Erstellung einer Longlist zurückgreifen. Auf dieser hielt man alle Anbieter fest, die die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens erfüllen konnten.

Oftmals umfassen derartige Listen dann 30 oder mehr Anbieter. Dann galt es Schritt für Schritt die Liste zu kürzen. Mit Vergleichsportalen kann man an dieser Stelle eine entsprechende Longlist schon gut zu einer Shortlist machen.

Kontakt zum Anbieter herstellen

Sie haben die Möglichkeit nach einer Vielzahl Ihrer gewünschten Funktionen zu filtern und können darüber hinaus auch Supportleistungen des Anbieters in die Suche miteinbeziehen. So erhalten sie dann eine Liste mit rund fünf bis sieben Systemen in der engeren Auswahl.

Systeme präsentieren lassen 

Dann gilt es, Kontakt mit den Herstellern aufzunehmen. Diese können Ihnen ihr CRM-System am besten vorstellen und können Ihnen alle Funktionen genau erläutern. Oftmals laden sich Unternehmen in Frage kommende Anbieter ein, damit diese ihr System direkt vor Ort vorstellen und präsentieren können.

CRM-Software testen

So kürzen Sie dann die Liste immer weiter ein, ehe sie am Ende vielleicht noch zwei oder drei verschiedene Systeme auf der Liste haben, die dann getestet werden können. Oftmals bieten Anbieter kostenlose Testversionen ihrer Systeme an.

Zeitaufwand bedenken

Man muss jedoch immer auch bedenken, dass solche Testphasen zeit in Anspruch nehmen. Zeit in der das Tagesgeschäft ruht. Daher ist es weniger ratsam alle Systeme von der Longlist testen zu wollen. Vielmehr sollte man sich hier wirklich nur auf die Shortlist beziehen.

Fazit: Von der Shortlist zur richtigen CRM-Software

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der mit der Auswahl einer geeigneten CRM-Software verbundene Aufwand nicht zu unterschätzen ist.

Shortlist erstellen

Keinesfalls sollten Unternehmen diesen durch Abstriche in Bezug auf die Planung zu reduzieren versuchen. Stattdessen empfiehlt sich eine strukturierte Vorgehensweise, welche die Erstellung einer Shortlist beinhaltet. Die auf dieser Liste genannten CRM-Systeme haben es in die „engere Auswahl“ geschafft.

Anbietervorstellungen nutzen

So haben Unternehmen die Möglichkeit, sich eine kleine Auswahl potenziell geeigneter Systeme vorstellen zu lassen. Auf Grundlage dieser Anbieter-Vorstellungen können sie dann eine fundierte Entscheidung treffen.