Testen Sie das neue CRM-System an Hand dieser wichtigen Faktoren

Die Testphase bestimmt die Eignung des CRM-Systems. Wir zeigen Ihnen die Bereiche, an denen die Software unbedingt getestet werden muss.

Denn zu guter Letzt soll ein adäquates CRM vor allem eines: Kundespezifische Prozesse optimieren und Effizienz steigern. Ist das System selbst fehlerhaft, stellt dies ein maßgeblichen Hindernis dar, welches regelmäßig wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Im Extremfall kann ein fehlerhaftes CRM langfristig wertvolle Kundenbeziehungen schädigen. Um dies um jeden Preis zu vermeiden, ist eine ausführliche Testphase unabdingbar. 

Akzeptanz des CRM-Systems 

Grundsätzlich gilt dass die Akzeptanz der Anwender eine Schlüsselkomponente eines erfolgreich eingesetzten CRM Systems ist. Nehmen Anwender die Software nicht an oder arbeiten beispielsweise aufgrund einer unübersichtlichen Oberfläche oder anderen Workflows nur sehr ungern mit ihr, ist sie wenig effizient. 

Aus diesem Grund sollten Unternehmer in der Testphase in jedem Fall stets das aktive Mitarbeitergespräch suchen. Anwender können wertvollen Aufschluss darüber geben, wo es im Alltag zu Problemen kommen könnte oder welche Funktionen bzw. Prozesse noch nicht optimal dargestellt werden.  

Die 5 Arten von CRM Tests 

Bei der Bewertung des Systems werden unterschiedliche Aspekte in Betracht gezogen. Üblicherweise bedarf es mehrerer Pilotversionen, bevor letzten Endes eine für alltagstauglich befunden wird. Damit dies der Fall ist müssen neben Übersichtlichkeit auch einige technische Aspekte geprüft werden. 

Daten-Qualitäts-Tests im CRM 

Es muss sichergestellt werden, dass die Software korrekt mit eingegebenen Daten umgeht und Funktionen wie beispielsweise eine Volltextsuche fehlerfrei funktionieren. Besonders, wenn analoge Dokumente beispielsweise mittels OCR in die Datenbank übertragen wurde, muss sichergestellt werden, dass die Software Zeichen korrekt erkennt, um wiederkehrende Fehler zu vermeiden. 

Moderne CRM Systeme bieten teils hochkomplexe Möglichkeiten der Datenanalyse, -auswertung und -abbildung. In der Testphase muss sichergestellt werden, dass Daten korrekt verarbeitet und abgebildet werden.

CRM Schnittstellen- und Integrationstests 

Eines der Ziele einer CRM Implementierung ist die zentrale Verwaltung von Kundendaten. Sind die Schnittstellen zu bestehenden Systemen jedoch nicht lückenlos, kann es dennoch zur Ansammlung von Datensilos kommen. Um dies zu vermeiden, müssen Schnittstellen zur bestehenden IT Landschaft ausgiebig überprüft werden.

CRM Funktionalitäts-Test 

Im Bereich der Funktionalität geht es in der Testphase vor allem darum, bestehende Workflows zu testen. Ein geeigneten CRM System sollte idealerweise auch unüblichere, unternehmensspezifische Prozesse und Workflows fehlerfrei abbilden können, um maximale Effizienz zu gewährleisten. Ist dies nicht der Fall, müssen Prozesse an das System angepasst werden. Dies ist in den meisten Fällen nicht nur mit einem Mehraufwand verbunden, sondern auch hochgradig ineffizient. 

CRM Leistungstests 

Neben notwendigen Tests zur grundlegenden Funktionsweise der Software muss zudem geprüft werden, wie das CRM System bei hoher Auslastung arbeitet. Hier bietet es sich beispielsweise an, die Ladezeit bei maximaler Nutzung in Betracht zu ziehen. 

In der Praxis ist dies die Zeit, die das System zum abrufen bzw. verarbeiten bestimmter Daten benötigt wenn die realistische Maximalanzahl der Nutzer, welche gleichzeitig auf das System zugreifen könnten, aktiv sind.  

Diese Art Tests hilft dabei, das System besser einschätzen zu können. Versagt es bereits bei einer verhältnismäßig geringen Anwenderzahl, sollte der Anbieter konsultiert werden, sofern es sich nicht um ein intern verursachtes Problem handelt. 

CRM Sicherheitstests 

Datenschutz hat sich spätestens seit dem endgültigen Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 zu einem allgegenwärtigen Thema entwickelt. Unternehmen, welche personenbezogene Daten verarbeiten und speichern, müssen sicherstellen, dass dies im Einklang mit den in der DSGVO definierten Datenschutzrichtlinien geschieht. Ist dies nicht der Fall, drohen im Extremfall hohe Strafen. 

Dementsprechend sollte es im Interesse jedes Unternehmens sein, das CRM vor einem möglichen Zugriff Dritter zu schützen. 
Sicherheitstest stellen somit einen wichtigen Bestandteil der Testphase dar. Ist es verhältnismäßig leicht, sich von außerhalb des Unternehmens Zugriff zu verschaffen, muss der Pilot überarbeitet werden. 

Im Idealfall sollten diese Art Test von entsprechenden Datenschutzexperten durchgeführt werden, welche sich extensiv mit der Thematik befassen und gegebenenfalls auch technische Verbesserungsvorschläge einbringen können. 

Die CRM Testphase – Ein Fazit 

Der Pilotbetrieb bzw. die Testphase eines neuen CRM Systems ist unabdingbar, wenn der laufende Betrieb problemlos verlaufen soll. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Testphase nach der unternehmensweiten Implementierung endet. 

Regelmäßige Wartung unabdingbar 

Es bietet sich an, die Software in gewissen Abständen überprüfen zu lassen, um beispielsweise kontinuierliche Datensicherheit zu gewährleisten. Werden beispielsweise fehlerhafte Auswertungen produziert, kann dies ein Indiz dafür sein, dass das CRM erneut überprüft werden sollte. 
In jedem Fall jedoch lohnt sich der Mehraufwand eines erneuten Tests, wenn Zweifel an der Funktionalität des Systems bestehen oder Probleme auftreten (vgl. bizfluent.com).