Schnittstellen und Integrationen: Wo liegt der Unterschied?

Integrationen und Schnittstellen lassen sich nicht synonym verwenden. Lesen Sie hier, worin sich CRM-Schnittstellen und -Integrationen unterscheiden.

Die Begriffe „Schnittstelle“ und „Integration“ bezeichnen im Softwarebereich Verknüpfungen von Systemen. Dennoch handelt es sich nicht um Synonyme. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal damit auseinandersetzen, worum es sich bei Schnittstellen und Integrationen handelt und worin sich die beiden Termini unterscheiden.

Zunächst muss jedoch ein Blick auf CRM-Software im Allgemeinen geworfen werden.

Inhaltsverzeichnis 

• Was ist CRM-Software?
• Der Stellenwert von CRM-Schnittstellen und Integrationen
• Was ist eine Integration?
• Kopplungen und Schnittstellen
• Schnittstellen und Integrationen: Pro und Contra
• Fazit: Unterschied zwischen Integrationen und Schnittstellen

Was ist CRM-Software?

Die Abkürzung „CRM“ bezeichnet das Customer-Relationship-Management; zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Kundenpflege. Hierbei handelt es sich im Kern um zweierlei:

1. Die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf die eigenen Kunden
2. Die damit einhergehende, strategische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse.

Eine CRM-Software ermöglicht Unternehmen die digitale Abbildung all dieser Prozesse. Dabei fungiert das System auch als zentrale Datenbank für alle wichtigen Kundeninformationen. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen haben so über eine zentrale Stelle Zugang zu diesen Kundendaten.

Vorteile einer CRM-Software 

Durch die zentrale Ausrichtung der CRM-Software wird auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimiert. Darüber hinaus unterstützt moderne CRM-Software die Belegschaft durch softwareseitige Automatisierungen, welche vor allem im administrativen Bereich bzw. bei der Ausführung administrativer Aufgaben eine entscheidende Rolle spielen.

So erhalten Mitarbeiter zusätzliche Kapazitäten, um sich zielführenderen Aufgaben zuzuwenden. Zudem fungiert CRM-Software heutzutage immer häufiger als leistungsstarkes Analysetool. Die im CRM bereits vorhandenen Kundendaten lassen sich an eben dieser Stelle analysieren.

So werden wertvolle Erkenntnisse über die Wünsche sowie das Verhalten der eigenen Kunden gewonnen. Auch lassen sich die eigenen CRM-Prozesse analysieren und bei Bedarf entsprechend optimieren. Letztlich bilden viele CRM-Systeme auch eine wichtige Schnittstelle zum Kunden, welche einen proaktiven, beidseitigen Austausch ermöglicht.

Der Stellenwert von CRM-Schnittstellen und Integrationen

Damit sich die potenziellen Vorteile einer CRM-Software jedoch auch in der Praxis einstellen können, muss das System nahtlos an die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens angebunden werden.

An dieser Stelle kommen Integrationen und Schnittstellen ins Spiel. Sie ermöglichen einen Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen.

Anbindung von Systemen am Beispiel CRM und ERP 

In Bezug auf CRM-Software spielt hier beispielsweise die Anbindung an die hauseigene ERP-Software eine besonders große Rolle. Über die Anbindung wird sichergestellt, dass Daten aus dem ERP auch im CRM vorhanden sind – und umgekehrt.

So kann beispielsweise ein Kundenservice-Mitarbeiter während eines Kundengespräches Einsicht in die aktuellen Lagerbestände nehmen und dem Kunden Auskunft darüber geben. Wartezeiten werden so auf beiden Seiten reduziert und Prozesse effizienter gestaltet.

Umgekehrt lassen sich auch über die CRM-Software eingehende Aufträge an das ERP-System für die Fakturierung und Logistik übergeben.

Allgemeine Vorteile von Integrationen und Schnittstellen

Grundsätzlich lassen sich daraus zahlreiche Vorteile ableiten, welche auch bei der Integration bzw. der Einrichtung von Schnittstellen zwischen anderen Systeme eine Rolle spielen:

• Geringerer Abstimmungsaufwand
• Reduzierung von Reibungspunkte zwischen unterschiedlichen Abteilungen
• Schlankere Geschäftsprozesse
• Optimierter Informationsaustausch
• Reduzierung des administrativen Aufwandes bei der Datenpflege

Integrationen und Schnittstellen: Gemeinsamkeiten und Unterschiede 

Schnittstellen und Integrationen folgen also grundsätzlich dasselbe Ziel: Eine bessere Vernetzung aller zum Einsatz kommenden Tools, Lösungen, Systeme und Programme eines Unternehmens.

Dennoch sollten sie keinesfalls gleichgesetzt werden. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit den Unterschieden und Gemeinsamkeiten zwischen beiden Varianten auseinandersetzen.

Was ist eine Integration?

In der Softwaretechnik ermöglicht eine Integration die Verknüpfung unterschiedlicher Anwendungen. Zu differenzieren ist zwischen 1) Funktionsintegrationen, 2) Datenintegrationen und 3) Geschäftsprozessintegrationen.

1. Funktionsintegrationen

Funktionsintegrationen fassen mehrere arbeitsteilige Applikationen in einer Anwendung zusammen. Auf diese Weise wird verhindert, dass dieselbe Funktion in mehrere Anwendungen implementiert werden muss.

2. Datenintegrationen

Mittels Datenintegrationen sollen Redundanzen vermeiden werden. Hierbei handelt es sich um  mehrfach in einer Informationsquelle vorhandene Daten. Dazu greifen alle beteiligten Applikationen auf das gleiche Datenmodell zu.

3. Geschäftsprozessintegration

Über eine Integrationsplattform werden bei der Geschäftsprozessintegration alle Funktionen entlang eines Geschäftsprozesses miteinander integriert. Die einzelnen, die Funktionen bereitstellenden Applikationen bleiben dabei in sich unverändert, sodass auch der Einsatz von Standardsoftware möglich ist.

Bei dieser Art der Softwareanbindung geht es darum, Schnittstellen zu vermeiden. Diese kommen vor allem im Rahmen der Kopplung zum Einsatz.

Kopplungen und Schnittstellen

Die Kopplung bezeichnet die Verknüpfung verschiedener

• Anwendungen
• Module
• Systeme

Darüber hinaus fungiert die Kopplung auch als Maß, welches die Stärke der daraus resultierenden Abhängigkeit der gekoppelten Systeme, Module und Anwendungen angibt. Schnittstellen fungieren dabei als der Teil des Systems, welcher der Kommunikation dient.

Softwareschnittstellen 

So ermöglichen sie im Softwarebereich den Austausch von Daten und Kommandos zwischen verschiedenen Komponenten und Prozessen. Dabei ist zwischen datenorientierten Schnittstellen, welche ausschließlich zur Kommunikation genutzt werden, und Schnittstellen als funktionale Einheiten zu unterscheiden.

Datenorientierte Schnittstellen sind grundsätzlich „passiv“. Das bedeutet, dass die Schnittstelle ausschließlich die Informationen enthält, die zwischen den jeweiligen Systemteilen ausgetauscht werden sollen.

Schnittstellen als funktionale Einheiten zeichnen sich durch eine bestimmte Funktionalität aus, welche der Unterstützung oder Synchronisierung der beteiligten Systeme dient. Ein Beispiel für diese Art der Schnittstelle sind Druckertreiber (vgl. it-business.de).

Schnittstellen und Integrationen: Pro und Contra 

Sowohl Schnittstellen als auch Integrationen zeichnen sich durch spezifische Vor- und Nachteile aus. Daher lässt sich keine pauschal gültige Empfehlung für eine zu bevorzugende Anbindungsart aussprechen.

Schnittstellen

Grundsätzlich sollten Unternehmen jedoch bedenken, dass es sich bei einer Schnittstelle lediglich um eine „Brücke“ zwischen zwei Anwendungen handelt. Es handelt sich also nicht um eine vollumfängliche Anbindung von Systemen.

Stattdessen fungiert die Schnittstelle als Bindeglied, über welches ein Informationsaustausch zwischen beiden Komponenten ermöglicht wird. Schnittstellen eignen sich also beispielsweise besonders dann, wenn Systeme unterschiedlicher Anbieter miteinander verknüpft werden sollen.

Integrationen 

Integrationen verfolgen einen anderen Ansatz. Hier setzen sich unterschiedliche Komponente zu einem ganzheitlichen System zusammen. Das bedeutet, dass allen Anwendungen in der Regel auch dieselbe Datenbank zugrunde liegt. Redundanzen beim Datenaustausch werden vermieden.

Ein Beispiel für eine solche vollumfängliche Integration stellt ein ERP-System mit seinen unterschiedlichen Finanz-, Warenwirtschafts- oder Controlling-Modulen dar. Jedes Modul fungiert dabei als eine Art Puzzleteil, welches sich mit den anderen Anwendungsbereichen zu einem vollständigen Puzzle zusammensetzt (vgl. danielpeters.eu).

Fazit: Unterschied zwischen Integrationen und Schnittstellen

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass sowohl Schnittstellen als auch Integrationen den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Anwendungen ermöglichen.

Vorteile von Schnittstellen und Integrationen

Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, da eine doppelte Datenpflege entfällt, sondern reduziert auch die Reibungspunkte zwischen unterschiedlichen Abteilungen. So werden letztlich auch Geschäftsprozesse verschlankt und Unternehmen operieren effizienter.

Unterschiede zwischen Schnittstellen und Integrationen berücksichtigen 

Dennoch sollten Unternehmen die wesentlichen Unterschiede zwischen einer Schnittstelle und einer Integration bekannt sein.

Obgleich beide Varianten eigene Vor- und Nachteile haben, sollten Betriebe potenzielle Anbindungsmöglichkeiten bereits bei der CRM-Auswahl berücksichtigen, um spätere Anbindungsprobleme und die damit einhergehenden Ineffizienzen zu vermeiden.