Cloud-Kosten einer CRM-Software

Welche Faktoren beeinflussen die Kosten einer Cloud-Software? Und wie hoch sind die durchschnittlichen Kosten pro Arbeitnehmer?

Ob Google Drive, Microsoft OneDrive oder die Apple iCloud; Cloud-Dienste haben sich in den vergangenen Jahren erfolgreich im Alltag etabliert. Dies gilt jedoch nicht nur für den privaten Kontext. Auch im unternehmerischen Umfeld haben sich Business Software Lösungen aus der Cloud längst etabliert.

Immer mehr Betriebe entscheiden sich für eine Unternehmenssoftware aus der Cloud. Diese Entwicklung wurde nicht zuletzt auch durch die Corona-Pandemie verstärkt. Doch wie steht es eigentlich um die Kosten der Clou im Vergleich zu lokalen Anwendungen? In diesem Artikel wollen wir einen Blick auf die CRM-Kosten einer Cloud-Lösung werfen und aufzeigen, wie sich diese zusammensetzen.

Inhaltsverzeichnis

• Cloud-CRM: Überblick
• Plattform-Kosten
• Cloud als günstiger Einstieg
• 3 Kosten-Faktoren
• 1. Nutzeranzahl & Speicherplatz
• 2. Funktionsumfang
• 3. Zusätzlicher Service
• Cloud-Ausgaben pro Arbeitnehmer

Cloud-CRM: Ein Überblick

Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen an die Anschaffung einer Software für das Customer Relationship Management. Diese betreffen sowohl die Implementierung selbst als auch den späteren Betrieb des Systems.

Man spricht auch von unterschiedlichen Nutzungs- und Lizenzmodellen. Zu unterscheiden ist zwischen vier grundlegenden Arten: On-Premises bzw. lokal, Hosted, Cloud-basiert und Hybrid.

On-Premises Software als konventionelle Variante

Bei On-Premises-CRM erwirbt das Unternehmen die Lizenzen für eine Software. Diese wird dann auf den hauseigenen Servern des Unternehmens implementiert und von dort aus auch betrieben. Sowohl Soft- als auch Hardware befinden sich also im besitz des Unternehmens, welches somit sowohl die Kontrolle über – als auch die Verantwortung für – das System hat. Hier erfahren Sie mehr über die Kosten der Anschaffung eines lokalen CRM-Systems.

SaaS – Software-as-a-Service

Bei einer Cloud-basierten CRM-Software ist das nicht der Fall. Das Unternehmen besitzt weder Soft- noch Hardware. Stattdessen zahlt es in der Regel einen festen, monatlichen Betrag an einen Cloud-Betreiber. Im Gegenzug erhält das Unternehmen Zugang zum CRM-System und kann dieses für eigene Zwecke nutzen. 

Es entstehen keinerlei zusätzliche Verpflichten in Bezug auf Wartung und Instandhaltung der Hard- und Software, da sämtliche systembezogenen Dienstleistungen in der „Miete“ beinhaltet sind. Aus diesem Grund spricht man in Bezug auf dieses Nutzungs- und Lizenzmodell auch häufig von Software-as-a-Service (SaaS).

Kosten unterschiedlicher Plattformen

Aus diesen grundlegenden Unterschieden ergeben sich weitere Unterschiede in Bezug auf die Kosten der CRM-Software. Es sollte zunächst einmal herausgestellt werden, dass sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen lässt, welches Nutzungs- und Lizenzmodell das günstigere ist. 

Anschaffungs- und Folgekosten variieren

Dennoch lässt sich festhalten, dass bei einer On-Premises Implementierung zumeist höhere Anschaffungskosten entstehen. Bei der Cloud-Inbetriebnahme sind diese deutlich geringer, da Hard- und Software nicht käuflich erworben werden müssen.

Die Cloud als günstiger Einstieg

Bei einer Cloud-Software zahlt das Unternehmen monatlich bzw. jährlich für die Nutzung des Systems. Die Software wird demnach gemietet. Cloud-Software ist somit eine attraktive Alternative für Unternehmen, die keine hohen, einmaligen Anschaffungskosten in Kauf nehmen wollen.

Sofort nutzbar

Hinzu kommt, dass Cloud-basierte CRM-Systeme meist unmittelbar nutzbar sind. Nach Abschluss eines geeigneten Abonnements können Unternehmen oftmals noch am selben Tag auf das System zugreifen. Auch die Übertragung der Daten ist in der Regel ein einfacher Prozess und schnell abgewickelt. So können Unternehmen schnell damit beginnen, die CRM-Software im Tagesgeschäft einzusetzen. 

Folgekosten

Wie hoch die monatlichen Kosten sind, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Neben Differenzen zwischen unterschiedlichen Anbietern entscheiden unter anderem der benötigte Speicherplatz und die Anzahl der Lizenzen über die Höhe der anfallenden Kosten. 

3 Faktoren, die die Cloud-Kosten beeinflussen

Im Folgenden zeigen wir wichtige Faktoren auf, die die Cloud-CRM-Kosten maßgeblich beeinflussen können:

1. Nutzeranzahl und Speicherplatz,
2. Funktionsumfang und
3. Zusätzliche Service-Leistungen.

Beginnen wir zunächst mit der Anzahl der User sowie dem benötigten bzw. gebuchten Speicherplatz.

1. Anzahl der User und Speicherkapazität

Bei Cloud-CRM sind Staffelungen nach Speicherkapazität und Nutzeranzahl üblich. Werden weitere Zugänge für zusätzliche Nutzer benötigt, müssen diese dazu gebucht werden. Gleiches gilt auch für zusätzliche GB Speicherplatz.

Gestaffelte Preise

Dabei fallen meist nicht zusätzliche Kosten für jeden einzelnen weiteren Nutzer bzw. für jedes einzelne Gigabyte Speicherplatz an. Cloud-Betreiber bieten entsprechende Zusatzleistungen meist in Staffelungen an. Wächst ein Unternehmen, müssen so nicht am laufenden Band Änderungen vorgenommen werden. 

Skalierbarkeit schafft Flexibilität

Zusätzliche User oder Speicherkapazitäten lassen sich meist mittels weniger Klicks hinzubuchen oder auch wieder abbestellen. Dadurch profitieren Unternehmen durch die Nutzung einer Cloud-basierten CRM-Lösung von enormer Flexibilität, die auch den finanziellen Aufwand betrifft. 

Muss das Unternehmen aus Kostengründe Abstriche machen, können Speicherkapazität und Nutzeranzahl entsprechend reduziert werden. Dadurch wird auch die Höhe der monatlich anfallenden Kosten reduziert. 

2. Kosten für den Funktionsumfang

Ein weiteres, entscheidendes Kriterium ist der Funktionsumfang der Software. Standardversionen für Unternehmen mit grundlegenden Ansprüchen sind meist günstig zu haben.

Zusätzliche Funktionen = Zusätzliche Kosten

Wachsen die Anforderungen, müssen zusätzliche Funktionen dazu gebucht werden. In der Regel bieten Cloud-Betreiber bzw. Anbieter von Cloud-Diensten neben der Standardversion noch diverse Zusatzpakete.

Diese ermöglichen Unternehmen, den Funktionsumfang in bestimmten Bereichen zu erweitern. Dadurch steigen jedoch auch die Kosten pro Nutzer. Bei vollem Funktionsumfang können die Kosten im Vergleich zu einer Standardversion so durchaus um eine Stelle erweitert werden. 

Für jedes Anforderungsprofil ein geeignetes Paket

Die Kosten eines CRM-Systems aus der Cloud hängen also auch maßgeblich vom jeweilig benötigten Funktionsumfang ab. Zwischen einer Einstiegsversion für 30€/Monat und einem erweiterten System für 250€/Monat liegen jedoch auch gravierende Unterschiede in Bezug auf die Leistungsfähigkeit. 

So müssen sich Unternehmen bei der Wahl eines geeigneten Modells letztendlich immer an ihrem individuellen Anforderungsprofil orientieren und abwägen, welche Funktionen wirklich benötigt werden und welche zunächst nicht relevant nicht. 

3. Zusätzliche Service-Leistungen

Wie bereits erwähnt werden Cloud-basierte CRM-Systeme oftmals auch als SaaS-Modelle bezeichnet. Der Service bzw. die Dienstleistung bezieht sich zum einen auf die Bereitstellung der Hard- und Software inklusive regelmäßiger Instandhaltungsmaßnahmen. So ist es beispielsweise Aufgabe des Cloud-Betreibers, Updates durchzuführen und diese für Nutzer zugänglich zu machen. 

Service rund um die Uhr

Neben dieser Dienstleistung ist es jedoch in der Regel auch möglich, Service-Support vom Anbieter zu erhalten. Viele Anbieter bieten ihren Kunden nach Möglichkeit einen 24/7 rundum-Service, um mögliche Ausfallzeiten für Unternehmen so gering wie möglich zu halten. Letzten Endes können Unternehmen durch den Ausfall von relevanter Unternehmenssoftware erhebliche Verluste entstehen. 

Schulungen

Neben diesem Service-Angebote stellen einige Anbieter auch Schulungen zur Verfügung. Diese sind oftmals nicht nur im Rahmen der Inbetriebnahme eines neuen Systems, sondern auch nach größeren Updates erforderlich. 

Service-Level-Agreements (SLA)

Je nach Anbieter gibt es unterschiedliche Service-Pakete, die abhängig von ihrem Umfang preislich stark variieren können. Aus diesem Grund sollten Unternehmen idealerweise bereits im Rahmen der Planung definieren, welche konkreten Anforderungen sie an den Support durch den Cloud-Betreiber haben. Welche Dienste dem Kunden konkret zustehen, wird im Rahmen des sogenannten Service-Level-Agreements (SLA) festgehalten.

Cloud-Ausgaben pro Arbeitnehmer

Wie teuer eine Cloud-CRM-Software ist, hängt demnach von zahlreichen Faktoren ab. So lassen sich die Kosten schlecht pauschalisieren. Es gibt jedoch Statistiken, die Aufschluss darüber geben, wie viel Arbeitgeber für Cloud-Software ausgeben. Im Bereich Public Cloud erhebt die deutsche Statistik-Plattform Statista Daten zu den durchschnittlichen SaaS-Ausgaben pro Arbeitnehmer.

Regionale Unterschiede

Berücksichtigt wird dabei Unternehmenssoftware ebenso wie Produktivitätssoftware aus der Cloud. Statista zufolge liegen die Ausgaben pro Arbeitnehmer auf globaler Ebene im Jahr 2023 bei rund 71,16€. In Europa sind die durchschnittlichen Ausgaben pro Arbeitnehmer mit rund 147,50€ mehr als doppelt so hoch.

Im Vergleich zu Nordamerika ist jedoch auch dieser Betrag noch gering. Hier sollen im Jahr 2023 voraussichtlich rund 560€ pro Arbeitnehmer ausgegeben werden.

Ausgaben pro Arbeitnehmer in Deutschland

In Deutschland liegen die Ausgaben deutlich über dem europäischen Durchschnitt. Hier werden für das Jahr 2023 Ausgaben in Höhe von rund 293,80€ pro Arbeitnehmer erwartet (vgl. Technology Market Insights - Public Cloud - Software-as-a-Service, de.statista.com, 28.03.2023).

Statistiken und Einzelfälle

Diese Statistiken geben Interessenten einen guten, ersten Überblick über die Marktlage. Sie lassen jedoch keine Rückschlüsse darauf zu, wie teuer die Anschaffung eines Cloud-Systems im eigenen Hause wird. Es handelt sich lediglich um einen Durchschnittswert über Unternehmen unterschiedlicher Größen, Branchen und Anforderungsprofile hinweg.

Es sollte zudem berücksichtigt werden, dass in diesem Betrag alle SaaS-Produktivitäts- und Unternehmenssoftware-Anwendungen umfasst sind. Somit handelt es sich nicht nur um die pro-Kopf-Kosten für CRM-Software, sondern um einen Sammelbetrag für alle Lösungen.

Fazit: Diese Faktoren beeinflussen die Cloud-Kosten

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Kosten für eine CRM-Lösung aus der Cloud stark variieren können. Dabei spielen unterschiedliche Faktoren eine Rolle: 

1. Anzahl der Nutzer/ Benötigte Speicherkapazität 
2. Funktionsumfang 
3. Zusätzliche Serviceleistungen 

Um die Kosten eines Cloud-CRMs möglichst gering zu halten, sollten sich Unternehmen ausschließlich auf den benötigten Funktionsumfang beschränken. Werden mit der Zeit zusätzliche Funktionen, User-Accounts oder weitere Leistungen benötigt, lassen sich diese bei einem SaaS-Modell in der Regel mit wenigen Klicks dazu buchen. 

Wird eine Leistung nicht mehr benötigt, kann diese zum nächsten Monat abbestellt werden. So stellen Unternehmen sicher, nur für die Services zu bezahlen, die sich auch wirklich benötigen.