CRM-Software für das Eventmanagement

So können Unternehmen der Veranstaltungsbranche ihre Prozesse mithilfe einer CRM-Software optimieren und neue Kunden für sich gewinnen.

Die Veranstaltungsbranche hat in der jüngsten Vergangenheit insbesondere durch die Corona-Pandemie starke Einschränkungen in Kauf nehmen müssen. Etliche Betriebe und vor allem Selbstständige sahen ihre Existenz bedroht, da sie ihrer Tätigkeit aufgrund der Einschränkungen nicht mehr nachgehen konnten. Umso wichtiger ist, in Zeiten, in denen wieder Veranstaltungen stattfinden können, möglichst viele Kunden für sich zu gewinnen. Dabei spielt eine Unternehmenssoftware in Zeiten der digitalen Transformation eine besonders große Rolle. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit einigen, wichtigen Funktionen und Eigenschaften einer CRM-Software für das Eventmanagement bzw. für die Veranstaltungsbranche auseinandersetzen und aufzeigen, worauf Betriebe dieser Branche bei der CRM-Auswahl achten sollten.

Inhaltsverzeichnis

• Definition
• Funktionen
• Marketing
• Mobile
• Social CRM

Was ist Eventmanagement?

Beim Eventmanagement handelt es sich um die Anwendung des Projektmanagements auf die Erstellung von Veranstaltungen. Diese können dem B2B- ebenso wie dem B2C-Sektor zuzuordnen sein. So kann es sich bei einem Event beispielsweise um eine Konferenz oder einen Kongress, aber auch um ein Festival oder beispielsweise eine formelle Party. Das Eventmanagement kann zu den Aufgabenbereiches bzw. Funktionen eines Unternehmens zählen, welches einer anderen Branchen zuzuordnen ist. Darüber hinaus ist es jedoch auch Kernfunktion in Unternehmen der Veranstaltungsbranche. Diese können wiederum unterschiedliche Ausrichtungen und Spezialisierungen haben, wie beispielsweise Hochzeitsplaner, die sich ausschließlich mit der Planung von Hochzeiten befassen. In beiden Fällen unterstützen Softwaresysteme Unternehmen bei der Ausführung. Konkret umfasst das Eventmanagement die folgenden Bereiche:

• Analyse der Marke,
• Identifizierung der Zielgruppe,
• Ausarbeitung des Veranstaltungskonzeptes und
• Abstimmung der technischen Aspekte.

Veranstaltungsmanagement

Unter dem Begriff Veranstaltungsmanagement werden die Bereiche Budgetierung, Terminplanung, Standortauswahl, Einholung der erforderlichen Genehmigungen, Organisation des Personals, Koordination von Transport/ logistischen Fragestellungen und Parkmöglichkeiten, Veranstaltungssicherheit, Organisation von Dekoration und Catering zusammengefasst. Auch die Erstellung und Ausarbeitung von Notfallplänen sowie die Absprache mit Drittanbietern und die Abstimmung mit Auftraggebern fällt in den Bereich des Veranstaltungsmanagements.

Funktionen einer CRM-Software für das Eventmanagement 

CRM-Systeme kommen auch im Eventmanagement zum Einsatz. Für diesen Einsatzbereich gibt es gesonderte Systeme, die speziell auf die Anforderungen des Veranstaltungsmanagements zugeschnitten sind. Auch gibt es Anbieter, die sich gezielt auf die Entwicklung und Bereitstellung von CRM-Lösungen für diesen Bereich spezialisiert haben. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit einigen, wichtigen Funktionen und Eigenschaften einer CRM-Software für das Veranstaltungsmanagement auseinandersetzen. Hierbei handelt es sich jedoch lediglich um eine Übersicht und es wird keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität erhoben.

Eventmarketing: Marketing und Eventmanagement 

Das Eventmanagement kann auch ein Instrument des strategischen Marketings darstellen. Dies ist dann der Fall, wenn es sich um Werbeveranstaltungen handelt, auf denen mit aktuellen und potentiellen Kunden kommuniziert werden soll. Das Eventmarketing befasst sich damit, eine Marke, ein Produkt oder auch einen Betrieb zu promoten (zu bewerben) und bekannt zu machen. Damit dies möglich wird, muss die richtige Zielgruppe definiert und angesprochen werden. Obgleich das Produkt oder auch die Marke auf dem Event omnipräsent ist, steht es nicht direkt im Vordergrund. Vielmehr ist das Eventmarketing erlebnisorientiert und soll die Zielgruppe emotional ansprechen (vgl. eventmanagement-studieren.de, 26.07.2022). So steht es in engem Zusammenhang mit dem Beziehungsmarketing. 

CRM-Software für das Eventmarketing 

Eine CRM-Software kann Eventmanager vollumfänglich im Bereich des Eventmarketings unterstützen. Innerhalb des Systems sind wichtige Kundendaten bereits hinterlegt. Dies gilt nicht nur für Stammdaten, sondern auch Informationen zu Präferenzen oder Kaufverhalten. Anhand dieser kann softwareseitig die Zielgruppe definiert werden. Über eine Schnittstelle zu E-Mail-Programmen kann dann an jeden Kontakt direkt eine Einladung verschickt werden.

Mobile Endgeräte auf Veranstaltungen

Mobilität spielt in unserer schnelllebigen Zeit eine große Rolle. Das gilt auch für Unternehmenssoftware. Insbesondere auf Veranstaltungen außer Haus eignet sich die Nutzung einer Cloud-basierten Software. Auf diese kann zeit- und ortsunabhängig zugegriffen werden. Es bedarf lediglich eine stabilen Internetverbindung und einem mobilen Endgerät. Der Zugriff selbst kann dann entweder über den Browser oder über eine App erfolgen, welche auf dem Gerät lokal installiert wurde.

Beispiel: Event-Fundraising-Software 

So ist es beispielsweise möglich, mobile Endgeräte zur Spendensammlung auf dem Event vor Ort zu nutzen. Dies ist insbesondere in gemeinnützigen Organisationen und Vereinen bzw. NGOs von Relevanz.

Social CRM 

Auch soziale Medien sind in unserer heutigen Zeit aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. So sind sie beispielsweise von großer Bedeutung für das Marketing bzw. das Event-Marketing. Dabei geht es nicht nur darum, Veranstaltungen in Eigenregie zu bewerben, sondern auch, interessante Inhalte zu posten, die Nutzer zur Interaktion anregen. Dazu können beispielsweise Umfragen oder auch Gewinnspiele zählen. Moderne CRM-Systeme lassen sich häufig softwareseitig mit sozialen Netzwerken verknüpfen. Das Zusammenspiel von CRM und Social Media wird dabei als Social CRM bezeichnet. 

Social Media im Eventmanagement 

Auch gibt es gesonderte Lösungen, mit denen sich beispielsweise Posts Monate im Voraus einrichten und terminieren lassen. Sie werden dann von der Softwarelösung am entsprechenden Datum automatisiert online gesetzt. Dies reduziert den organisatorischen Aufwand enorm. Über eine Anbindung von sozialen Netzwerken und CRM-System können zudem wertvolle Informationen über Kunden und Interessenten aus den Social Media Kanälen gesammelt werden, um die Daten im CRM-System anzureichern. Auf diese Weise ersteht ein vollständigeres Bild der eigenen Kunden und des Marktes im Allgemeinen. So werden Unternehmen wiederum befähigt, den Ansprüchen der eigenen Kunden und des sich stetig wandelnden Marktes langfristig gerecht zu werden.