Dynamics Marketing oder Attendee+?

Seminarorganisation und Vertriebsmeetings können direkt in D365 for Sales organisiert werden. Welches ist die bessere Lösung?

Mit Attendee+ stellen die Kriegerkollegen ein leistungsfähiges Werkzeug für die Organisation von Vertriebsseminaren oder Technikerschulungen bereit. Die Software ist eine Dynamics Solution die in den bestehende D365 for Sales Tenant importiert wird und damit – frei von jeder Schnittstelle – auf die vorhandenen Firmen und Kontakte zugreifen kann.

Mit Attendee+ legen die Organisatoren alle Rahmendaten einer Veranstaltung fest und erstellen eine Einladungsliste: Diese Einladungsliste greift auf alle Informationen von Firmen und Kontakten zurück. Natürlich können auch veranstaltungsbezogene Zusatzfelder angelegt werden.

Der Veranstaltungsmanager kann beispielsweise nach Vertriebs- oder Postleitzahlengebieten die Einladungsliste erstellen. Oder er legt die Zielgruppe der Veranstaltung nach Arbeitsbereichen fest. Richtet sich die Veranstaltung an den vertrieblichen Außendienst oder an handwerkliche Partnerbetriebe?

Die folgenden Projektschritte werden von Attendee+ abgedeckt: 

Konzeption der Veranstaltung

Beim Setup einer Veranstaltung werden Thema und Zielgruppe definiert; eine minimale und maximale Teilnehmerzahl und der Veranstaltungsort festgelegt. Es können interne Veranstaltungsräume oder externe Veranstaltungsorte angegeben werden. Auch wird die Veranstaltung budgetiert und die Teilnahmegebühren festgelegt. Moderator, Trainer und Referenten könne auch bereits bestimmt werden.

Einladung und Teilnehmermanagement 

Das Teilnehmermanagement erfolgt integriert im CRM System. Damit können die Teilnehmer nach beliebigen Kriterien segmentiert werden. Es kann auf Teilnehmerlisten vergangener Veranstaltungen oder auf Merkmale von Kontakten zugegriffen werden.

Die Einladung erfolgt dann per Serienbrief, Serienmail oder der webSite. Hilfreich dabei ist die perfekte Einbindung von D365 for Sales in Microsoft Outlook, Word und Excel. Die Dynamics App in Outlook zeigt alle gewünschten Informationen zu einem Kontakt an – ohne in das CRM zu wechseln.

Anmeldungen werden dann direkt beim CRM Kontakt gespeichert und angezeigt. Ansichten und Listen geben jederzeit Einsicht in den aktuellen Stand der Anmeldungen, der Absagen und über noch fehlende Reaktionen.

Bei Nutzung von Microsoft Portals kann der Download von Seminarunterlagen über die eigene WebSite im eigenen Branding erfolgen.

Durchführung

Mit Attendee+ kann auch der CheckIn der Veranstaltung organisiert werden. Das erfolgt mit dem Notebook oder auch Tablet. Die Attendee+ App ist für Windows, IOS und Android Geräte optimiert. Dabei erfasste Informationen wie WorkShop- Umbuchungen oder Menüwunsche können sofort ausgewertet werden und aktualisieren etwaige vorherige Eingaben.

Technische Hinweise 

Attendee+ wird als Managed Solution von Microsoft D365 for Sales in der aktuellen Cloud Version ausgeliefert. D365 for Sales ist die einzige Voraussetzung für deren Betrieb, die wir ebenfalls rasch bereitstellen können. Sie funktioniert Betriebssystem-unabhängig auf fast allen Geräten. Attendee+ enthält die Ansichten und Formulare für die Entitäten Veranstaltung und Teilnehmer. Das vorhandene Formular für Kontakte sollte ausgetauscht oder mit den Veranstaltungen-Funktionen erweitert werden.

Unterschied zu Dynamics Marketing 

Auch mit der Application „Dynamics Marketing“ können Veranstaltungen organisiert werden. Dieses eigenständige Modul von Microsoft nutzt zur Veranstaltungsorganisation die gleichen Daten – also Firmen, Leads und Kontakte – wie D365 of Sales.

Dynamics Marketing kann aber auch unabhängig von D365 for Sales eingesetzt werden. Dies ist Vorteil, wenn auf eine andere Vertriebssoftware als D365 for Sales gesetzt wird.

Der breite Funktionsumfang von Dynamics Marketing, der Leadscoring´, Marketing Automation, Newsletter Design und Versand und Social Media Funktionen enthält, ist natürlich ebenfalls ein wichtiger Entscheidungsfaktor.

Das Veranstaltungsmanagement von Dynamics Marketing ist prozessualer aufgebaut als bei Attendee+ und nutzt die genannten Möglichkeiten von Dynamics Marketing bei der Marketingkommunikation – sei es bei der Auswahl der Zielgruppe oder beim Newsletter Marketing. Dies ist ein großer Vorteil bei Veranstaltungen, die nicht auf einen festen Teilnehmerkreis setzen.

Welches ist die bessere Lösung? 

Dr. Krieger & Kollegen empfehlen daher Attendee+ besonders für die Organisation von Vertriebsmeetings und vergleichbaren, kleineren Veranstaltungen. Firmen, die auf Attendee+ profitieren weiter von dem starken Fokus dieser Lösung und den damit verbundenen Kostenvorteilen.