Übertragen Sie alle Daten problemlos in das neue CRM

Das Übertragen aller alten Daten in das neue CRM-System kann sehr einfach sein, wenn Sie folgende Punkte beachten.

Digitalisierung ist aus unser aller Leben nicht mehr wegzudecken. In diversen Bereichen hat sich die digitale Transformation zu einem allgegenwärtigen Thema entwickelt. So setzen im Bereich der Unternehmenssoftware zunehmend mehr Unternehmen auf ein leistungsstarkes CRM System, um das Kundebeziehungsmanagement und dessen sämtliche Prozesse effizienter zu gestalten. 

Dezentrale Kundendatenverwaltung ohne CRM 

Doch schon lange bevor Sie über die Einführung eines CRM nachdenken, sammeln sich diverse Kundendaten. Ist noch keine Art der Unternehmenssoftware vorhanden, finden sich die Daten beispielsweise in Excellisten, welche in komplexen, vernetzen Ordnerstrukturen abgelegt werden, wieder.

Arbeitet nun noch jede Abteilung mit einem eigenen Datensatz zu einem bestimmten Kunden, ist ein zentraler Zugriff auf sämtliche kundenspezifische Informationen vermutlich nicht gewährleistet. Durch die Aufteilung werden multiple Versionen des gleichen Datensatzes abgelegt, was wiederum dazu führen kann, dass sich Differenzen einspielen. 

Benachrichtigt beispielsweise den Kundenservice darüber, dass sich seine Kontaktinformationen geändert haben, liegt es nun in der Verantwortung der jeweiligen Mitarbeiter, diese Information manuell an sämtliche Abteilungen weiter zu geben, welche ebenfalls Kontakt zu diesem Kunden haben. Dies ist nicht nur sehr zeitaufwändig sondern bietet zudem Fehlern die Gelegenheit, sich einzuschleichen. 

Dies ist nur ein Beispiel für ein mögliches Szenario, in dem ein CRM System Abhilfe schaffen könnte. Keineswegs soll dies jedoch heißen, dass die Altdaten dadurch an Wert verlieren. In den meisten Fällen sind viel Aufwand und Ressourcen in die Erstellung dieser Daten geflossen.

Dementsprechend hoch ist vermutlich auch die Dichte wertvoller Informationen, die für die Effektivität des CRM Systems extrem wertvoll sein wird. Doch wie gelingt die Umstellung auf ein CRM System, wenn sich sämtliche Daten in Ordnerstrukturen verlieren, über die ein Großteil der Mitarbeiter den Überblick verloren hat? 

Implementierung eines neuen CRM 

Die Implementierung eines neuen CRM Systems will gut durchdacht sein. Zunächst gilt es, ein geeignetes System auszuwählen, welches neben standardisierter Funktionen auch in der Lage ist, die individuellen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Allein dieser Prozess kann sich als sehr extensiv erweisen. Ist ein geeignetes System ausgewählt, beginnt die ausgiebige Planung der Implementierung. Dies geschieht üblicherweise in enger Zusammenarbeit und Beratung durch den Softwareanbieter. 

Die Datenmigration selbst stellt einen entscheidenden Schritt in der Implementierung eines neuen CRM Systems dar. Sämtliche relevanten Kundendaten müssen fehlerfrei migriert werden, um die volle Funktionalität des Systems für das Unternehmen zu gewährleisten. 

Qualität der Altdaten entscheidend für CRM Migration 

Laut Software-Provider Pisa Sales hat die Qualität der Altdaten, die es zu migrieren gilt, einen immens hohen Stellenwert für eine erfolgreiche Migration. 

„Der wichtigste Faktor für eine erfolgreiche Altdatenmigration ist die Qualität der zu migrierenden Altdaten. Oftmals ist die Datenpflege in den verschiedenen Systemen im Laufe der Jahre vernachlässigt worden.“ (vgl. pisasales.de). 

Das Unternehmen rät deshalb, bereits in der Entscheidungsphase zu prüfen, welche praktischen Erfahrungen der Anbieter in diesem Bereich vorzuweisen hat. 

Wie die Migration im Detail abläuft hängt zudem davon ab, ob sich die Daten in oben genannten, komplexen Ordnerstrukturen befinden, oder ob gegebenenfalls bereits in CRM System vorhanden ist, welches abgelöst werden soll. In diesem Fall gilt es, eine geeignete Schnittstelle zwischen dem alten und dem neuen System zu schaffen, um eine lückenlose Übertragung der Kundendaten zu ermöglichen. 

IST-Zustand wegweisend für CRM Migration 

Die ausgiebige Analyse des IST-Zustandes der Altdaten ist für die Migration unabdingbar, da sie wegweisend dafür ist, welche Daten wie migriert werden sollen. In dieser Phase stellt sich üblicherweise heraus, dass diverse Dubletten vorhanden sind, welche nicht in das CRM migriert werden sollten. Idealerweise weist das neue CRM System eine Dubletten Bereinigungsfunktion auf, mittels derer dieser Prozess automatisiert ausgeführt werden kann (vgl. pisasales.de). Dennoch sollte nicht auf eine Nachkontrolle verzichtet werden. 

Zudem sollte in diesem Schritt ebenfalls geprüft werden, ob alle Datensätze fehlerfrei und auf dem neuesten Stand sind, um aufwendige, manuelle Änderungen im Nachgang zu vermeiden. 

CRM Datenmigration: Mapping 

Obwohl sich die Bereinigung der Altdaten je nach individuellen Gegebenheiten relativ umfangreich gestalten kann, handelt es sich im Vergleich zu diesem Schritt mehr oder weniger um eine reine Fleißarbeit. Da im Mapping jedes einzelne Feld des bestehenden, bereinigten Altdatensatzes seinem Pendant im neuen CRM System zugeordnet werden muss, ist durchaus ein gewisses technisches Know-How erforderlich.

Hinzu kommt, dass sich durch die Neudefinition oftmals auch die Struktur der Datensätze verändert. Aus diesem Grund ist eine 1:1 Zuordnung in vielen Fällen nicht möglich, sodass bestehende Datensätze zusammengeführt oder aufgeteilt werden müssen. 

Besonders kleine Unternehmen verfügen aufgrund der Komplexität des Mappings meist nicht über die nötigen IT-Kenntnisse, um diesen Prozess fehlerfrei im Alleingang zu bewältigen. Daher ist es ratsam, in diesen Fällen auf das Hintergrundwissen des Software-Anbieters zurückzugreifen. Gute Anbieter verfügen in der Regel über fundierte Kenntnisse im Bereich des Mappings.  

Soll das Mapping dennoch intern durchgeführt werden, sind einige Dinge zu beachten. Beispielsweise ist es wichtig, dass die Datentypen der gemappten Felder übereinstimmen. Dies bezieht sich auf die Differenzierung von Fließtext zu numerischen Eingaben etc. (vgl. proadsoftware.com). 

Manuelle Übertragung oder automatisierte Übertragung? 

Das Mapping ist Teil einer automatisierten Datenmigration. Der Export-Import Prozess über CSV Dateien ist dabei in den meisten Fällen Standard. Dennoch kann es laut Proad Software in einigen Fällen sinnvoll sein, die Daten manuell zu überführen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn es sich um einen vergleichsweise kleinen Datenbestand handelt und die Struktur der Daten grundlegend verändert wurde. Da dies das Mapping sehr komplex gestalten würde, kann es bei einem kleinen Datenbestand durchaus effizienter sein, die Übertragung manuell durchzuführen. 

CRM Datenmigration: Fazit 

Obwohl der Aufwand der Implementierung eines (neuen) CRM Systems einige Unternehmen abschrecken mag, sollten sie aus diesem Grund keineswegs vor der Option zurückschrecken, sich für ein geeigneteres System zu entscheiden. Ein adäquates CRM System, welches an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst ist, zahlt sich früher oder später aus. Wird bei der Implementierung auf die Unterstützung des Anbieters gesetzt, müssen zudem weniger Herausforderungen im Alleingang ausgeführt werden, welches den Aufwand des gesamtes Projektes deutlich verringern kann.