CRM-Software für Kleinstunternehmen

Erfahren Sie mehr über Kleinstunternehmen und ihre Anforderungen an eine geeignete CRM-Software.

Die Annahme, dass sich die Einführung einer Unternehmenssoftware nur ab einer bestimmten Unternehmensgröße lohne, hält sich nach wie vor hartnäckig. Dabei sind es häufig gerade die kleinen Betriebe, die besonders von der Nutzung einer geeigneten CRM-Software profitieren könnten. Im Folgenden wollen wir daher einmal einen Blick auf die Eigenschaften einer CRM-Software für Kleinstunternehmen werfen. Zunächst müssen jedoch einige Begriffe definiert werden, damit diese an späterer Stelle kontextbezogen eingeordnet werden können.

Inhaltsverzeichnis 

• CRM Definition: Was ist CRM-Software?
• Was ist ein Kleinstunternehmen?
• Kosten einer CRM-Software für Kleinstunternehmen
• Nutzerfreundliche CRM-Software für Kleinstunternehmen
• Vollumfänglicher Support für Kleinstunternehmen
• Fazit: Die richtige CRM-Software für Kleinstunternehmen

CRM Definition: Was ist CRM-Software? 

Die drei Buchstaben „CRM“ sind die Abkürzung für Customer-Relationship-Management; zu Deutsch Kundenbeziehungsmanagement oder auch Kundenpflege. Der Anglizismus ist im deutschen Sprachgebrauch jedoch ebenso etabliert.

Das Kundenbeziehungsmanagement bezieht sich auf die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens oder einer Organisation auf die eigenen Kunden. Damit geht auch die systematische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher.

Funktion der CRM-Software 

Eine CRM-Software (ugs. ebenfalls häufig als „CRM“ bezeichnet) ermöglicht Unternehmen die digitale Abbildung all dieser Prozesse. Innerhalb des Systems lassen sich diese Prozesse dann verwalten, optimieren oder sogar automatisieren. So kann ein CRM-System einen erheblichen Mehrwert in das Unternehmen tragen.

Durch softwareseitige Automatisierungen werden Mitarbeiter beispielsweise vor allem bei der Ausführung administrativer Tätigkeiten entlastet. Analysefunktionen innerhalb des Systems helfen Betrieben zudem, ein Gesamtbild der eigenen Kunden zu erhalten. Durch ein besseres Kundenverständnis lassen sich die eigenen Kunden wiederum besser erreichen.

Anforderungen an ein CRM variieren 

Damit sich jedoch die potenziellen Vorteile einer CRM-Software auch in der unternehmerischen Praxis einstellen, muss das System für den Einsatz im jeweiligen Betrieb ausgelegt sein. Dabei spielen unterschiedliche Faktoren eine erhebliche Rolle. Beispielsweise hat die Branchenzugehörigkeit des eigenen Unternehmens Einfluss auf dessen Anforderungen bzgl. des Funktionsumfanges.

Auch die Unternehmensgröße nimmt einen nicht zu unterschätzenden Stellenwert ein. Daher soll nun zunächst definiert werden, worum es sich bei einem Kleinstunternehmen eigentlich handelt.

Was ist ein Kleinstunternehmen? 

Die Bezeichnung „Kleinstunternehmen“ wird von der Europäischen Union als Definition für die Größe eines Unternehmens verwendet. Konkret handelt es sich bei einem Kleinstunternehmen dieser Auslegung zufolge um einen Betrieb mit weniger als 10 Beschäftigten und eines Jahresumsatz bzw. einer Jahresbilanz von maximal zwei Millionen Euro.

Kleinunternehmen oder Kleinstunternehmen: Begriffliche Abgrenzung 

Auch der Begriff „Kleinunternehmen“ fällt häufig, wenn die Größe eines Unternehmens definiert oder eingegrenzt werden soll. Kleinstunternehmen fallen in die Gruppe der Kleinunternehmen, sind jedoch nicht mit ihnen gleichzusetzen. So ist jedes Kleinstunternehmen auch ein Kleinunternehmen; nicht jedes Kleinunternehmen jedoch auch ein kleinstunternehmen.

Kleinunternehmen beschäftigen der Definition der EU-Kommission zufolge weniger als 50 Mitarbeiter. Umsatz bzw. Jahresbilanz dürfen 10 Millionen Euro nicht überschreiten. Kleinstunternehmen können demnach entweder sehr kleine Betriebe bis hin zu Ein-Mann-Unternehmen sein.

Anforderungen von Kleinstunternehmen an eine geeignete CRM-Software

Diese Gruppe hat besondere Anforderungen an eine geeignete Unternehmenssoftware. Mit diesen wollen wir uns im Folgenden einmal näher auseinandersetzen. Zunächst sollte jedoch festgehalten werden, dass es sich bei den folgenden Eigenschaften lediglich um eine Orientierungshilfe handelt. Letztlich zeichnet sich jedes Unternehmen durch individuelle Anforderungen aus, da weitaus mehr Faktoren als die bloße Betriebsgröße Einfluss auf das Anforderungsprofil nehmen.

Kosten einer CRM-Software für Kleinstunternehmen

Kleinstunternehmen verfügen in der Regel über begrenzte liquide Mittel. So steht ihnen, allgemein gesprochen, weniger Kapital für die Anschaffung und Instandhaltung einer CRM-Software zur Verfügung. Eine geeignete CRM-Software für Unternehmen dieser Größenordnung sollte also nach Möglichkeit nicht den finanziellen Rahmen sprengen. Häufig geht dies mit Abstrichen im Funktionsumfang bzw. der Leistungsfähigkeit einher.

Einfache Systeme genügen oftmals 

Dies muss jedoch keinen Nachteil darstellen. Denn besonders kleinere Betriebe profitieren zumeist bereits von der Nutzung einer CRM-Software mit sehr rudimentärem Funktionsumfang. Geschäftsprozesse sind häufig noch wenig komplex und erstrecken sich nicht über zahlreiche Abteilungen. Auch die Nutzeranzahl ist vergleichsweise klein, sodass es nicht des leistungsfähigsten Systems bedarf, um eine flüssige Nutzung zu ermöglichen.

Nutzerfreundliche CRM-Software für Kleinstunternehmen 

Der Funktionsumfang eines Systems hat wiederum auch Einfluss auf dessen Nutzerfreundlichkeit. Je mehr Funktionen und Module in der Oberfläche des Systems abgebildet werden, desto schwerer kann es ungeschulten Nutzern fallen, sie zu navigieren.

Usability für Kleinstunternehmen 

Die Nutzerfreundlichkeit (Usability) entwickelt sich immer mehr zu einem wichtigen Verkaufsargument für Unternehmenssoftware. Dies bezieht sich auf Systeme für Unternehmen aller Größenordnungen.

Insbesondere in kleinen Unternehmen sind jedoch die internen Ressourcen und Kapazitäten knapp bemessen. So steht häufig keine eigene IT-Abteilung zur Verfügung. Das System sollte daher so nutzerfreundlich wie möglich sein, um langwierige Schulungen zu vermeiden.

Vollumfänglicher Support für Kleinstunternehmen

Zu guter Letzt geht damit auch die Notwendigkeit eines umfangreichen Supports seitens des Softwareanbieters einher. Wird keine eigene IT-Abteilung betrieben, müssen sämtliche Dienstleistungen aus diesem Bereich bei Bedarf ausgelagert werden. Dies ist wiederum mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Die Cloud für Kleinstunternehmen 

Insbesondere bei On-Premises-CRM-Systemen ist der mit der Wartung und Instandhaltung verbundene Aufwand vergleichsweise hoch. Viele Kleinstunternehmen greifen daher auf Cloud-CRM zurück. In diesem Fall liegt die Verantwortung für die Planung und Durchführung sämtlicher Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen am System beim Anbieter.

Das Unternehmen trägt lediglich die Verantwortung für die Aufrechterhaltung der eigenen IT-Infrastruktur. So muss beispielsweise eine stabile Internetverbindung gegeben sein, um Cloud-Software vollumfänglich nutzen zu können. Unabhängig vom jeweiligen Lizenzmodell sollten Kleinstunternehmen jedoch darauf achten einen Anbieter zu wählen, der ihnen auch nach der Implementierung im Ernstfall mit Rat und Tat zur Seite stehen kann.

Fazit: Die richtige CRM-Software für Kleinstunternehmen 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Unternehmen jeder Größenordnung unterschiedliche Anforderungen an eine geeignete CRM-Software haben. Kleinstunternehmen sind der Definition der EU-Kommission zufolge Betriebe mit weniger als 10 Mitarbeiter und einem Umsatz bzw. einer Jahresbilanz von maximal zwei Millionen Euro.

Eigenschaften einer CRM-Software für Kleinstunternehmen 

Kleinstunternehmen profitieren häufig bereits stark von der Nutzung einer einfachen CRM-Software mit sehr rudimentärem Funktionsumfang. Vergleichbare Systeme sind in der Regel erschwinglich, was für viele Kleinstunternehmen eine wichtige Eigenschaft darstellt. Zu guter Letzt sollten Kleinstunternehmen bei der Anbieterwahl darauf achten, einen langjährigen Geschäftspartner zu wählen, der ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht.