Datenschutz auf lokalen CRM-Systemen optimal umsetzen

Lokale CRM-Systeme müssen besonders geschützt werden. Wir zeigen Ihnen, worauf es in Bezug auf den Datenschutz bei lokalen Datenbanken ankommt.

Oftmals meiden Unternehmen den Schritt mit ihrem CRM-System in die Cloud vor allem deswegen, weil sie der Sicherheit der Rechenzentren im Ausland wenig vertrauen. Die Alternative, man mietet sich einen externen Server im Inland oder implementiert das System direktlokal auf den eigenen Servern.

Viele Unternehmen haben dabei das Gefühl, die Sicherheit der Daten besser gewährleisten zu können. Ob das so ist, wie die Sicherheit auf lokalen Servern in der Praxis umgesetzt wird und wie es um die Alternativen bestellt ist, wollen wir an dieser Stelle einmal klären.

Um verstehen zu können worin genau der Unterschied bei der Speicherung liegt, wollen wir uns einmal den verschiedenen Arten widmen und diese hinsichtlich ihrer Funktionsweisen kurz definieren. Doch zunächst lohnt ein Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines CRM-Systems, damit deutlich wird, um welche Daten es sich hierbei eigentlich handelt und warum die Sicherheit dieser von so hoher Bedeutung ist.

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist ein CRM-System?
• Vorteile eines CRM-Systems
• CRM in der Cloud: Software as a Service
• Lokale Speicherung als Königsweg?
• Physische Sicherheit der Server
• Probleme der Sicherheit auch hausgemacht
• Fazit: Datenschutz bei lokalen CRM-Lösungen

Definition: Was ist ein CRM-System?

CRM steht für Customer-Relationship-Management und beschreibt die Ausrichtung eines Unternehmens beziehungsweise seiner Geschäftsprozesse auf die Bedürfnisse seiner Kunden. Im Grundsatz geht es um die Organisation der Beziehungen zu den Kunden mit dem Ziel einer langfristigen Bindung dieser an das Unternehmen.

Dazu werden verschiedenste Maßnahmen etabliert, neu strukturiert und auf den Kunden ausgerichtet. Letztlich kann ein Unternehmen durch diverse dieser Maßnahmen für einer höhere Kundenzufriedenheit, für höhere Konvertierungsraten und letztlich für höheren Umsatz sorgen. CRM-Systeme sind Softwarelösungen die bei genau diesen Maßnahmen softwareseitig unterstützen.

Dazu werden grundsätzlich erste einmal alle relevanten Daten zu einem Kunden in einer entsprechenden Kundenakte auf einer zentralen Datenbank gespeichert. Diese ist für verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich, sodass alle mit den gleichen validen Daten arbeiten.

Vorteile eines CRM-Systems

Allein aus diesem Umstand ergeben sich gleich mehrere Vorteile. Daten müssen generell nur ein einziges Mal eingegeben werden und sind dann fortan für alle nutzbar, was eine immense Zeitersparnis bedeutet. Zudem werden auf diese Weise Fehlerquoten in den Daten deutlich gesenkt.

Auch wird der Kundenservice massiv verbessert, da durch den schnellen Zugriff auf alle Informationen, Anfragen deutlich schneller und besser bearbeitet werden können. Kunden müssen nicht erst an verschiedene Stelle weitergeleitet werden und bleiben dann wohlmöglich ewig in der Warteschleife hängen.

Integrierte Systeme

Die wahre Macht von CRM-Systemen ergibt sich jedoch oftmals aus der Integration in ERP-Systemen oder Anbindungen an deren Softwarelösungen sowie aus der systematischen Auswertung der zu Grunde liegenden Daten. Derartige Auswertungen tragen das Potential in sich das Marketing, wie auch den Vertrieb massiv zu verbessern.

So können Kampagnen deutlich individueller zugeschnitten werden und auch Angebote an einen Kunden viel persönlicher unterbreitet werden, was letztlich für steigende Verkaufszahlen führt.

CRM in der Cloud: Software as a Service

In den letzten Jahren ist das Cloud-Computing immer mehr im Kommen. Dabei nehmen Unternehmen die Möglichkeit wahr, eine CRM-Lösung über das Internet zu nutzen.

Vorteile der Cloud

Derartige Systeme werden in der „Cloud“ bereitgestellt und man bucht lediglich eine Anzahl benötigter Lizenzen und Funktionen und kann direkt loslegen. Alle Daten werden dann ganz einfach in das System eingetragen und auf Servern des Cloudbetreibers gespeichert.

Zumeist stehen diese riesigen Rechenzentren in den USA, was letztlich bei einigen Unternehmen für gewisse Ressentiments sorgt. Dabei liegen die Vorteile der Cloud auf der Hand. Es bedarf keiner eigenen Server oder spezieller weiterer Hardware. Alles was es braucht ist eine stabile und schnelle Internetverbindung.

Zudem kann man im Vergleich zur lokalen Implementierung schnell starten und ist deutlich flexibler, sollte man zusätzliche Lizenzen benötigen oder neue Funktionen hinzufügen wollen.

Sorgen um Datenschutz bei der Cloud

Die Bedenken, die Unternehmen gegen Cloud-Services hegen, haben im Zuge der Einführung der DSGVO nochmals zugenommen. Schließlich ist das Unternehmen für die Sicherheit der eigenen Daten verantwortlich, was also, wenn beim Host etwas schief geht. Gefüttert wird diese Angst dann auch noch durch prominente Angriffe auf eben diese großen Cloudbetreiber wie Google, Microsoft oder Amazon. Doch ist die lokale Speicherung wirklich sicherer?

Lokale Speicherung als Königsweg?

Bei einer lokalen Implementierung installiert man das entsprechende CRM-System, anders als bei Cloud-Lösungen auf den eigenen Rechnern und speichert die Daten auf einem Server im eigenen Haus. Die Daten verlassen also das eigene Unternehmen nicht und sind so vermeidlich besser geschützt. Doch stimmt das?

Hacker haben es oftmals auf große Datenmengen abgesehen, da sich diese gewinnbringend verkaufen lassen. Daher sind die großen Cloudbetreiber in der tat attraktivere Ziele und müssen deutlich mehr Angriffe abwehren, als ein lokaler Server eines mittelständischen Unternehmens das beispielsweise Klempnerdienstleistungen anbietet.

Hacker haben bei Kleinbetrieben oft leichtes Spiel

Doch der lokale Server des Klempnereibetriebes ist zu Weilen auch ungleich leichter zu hacken, als ein Rechenzentrum von Google. Diese verfügen über IT-Fachkenntnisse und eine entsprechende Infrastruktur, die die mittelständische Klempnerei nie aufbieten könnte. Und genau darin liegt oftmals die Krux.

Gerade kleine und mittelständische Betriebe können ihre Daten auf einem lokalen Server nicht ausreichend sichern, da ihren schlichtweg die Ressourcen dafür fehlen. Größere Betriebe und börsennotierte Konzerne hingegen könnte sich eine solche Infrastruktur eventuell leisten, werden mit zunehmender Größe jedoch auch wieder attraktiver für Hacker.

Physische Sicherheit der Server

Wir haben uns bis dato ausschließlich der digitalen Sicherheit der Daten gewidmet, dabei stellt auch die physische Sicherheit der Server ein durchaus ernstzunehmendes Problem dar. So müssen Serverräume vor äußeren Einflüssen geschützt werden. Man denke nur an ein Feuer oder einen Wasserschaden, der die Daten auf dem Server vernichten könnte.

Schutz vor Einbrüchen

Auch vor Einbrüchen und Attacken von außen muss der Server gesichert sein. Die großen Rechenzentren verfügen über eine Reihe verschiedener Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz ihrer Server. Wie leicht ist es jedoch für einen Dritten in ihren Serverraum zu kommen?

Probleme der Sicherheit auch hausgemacht

Ein weiteres Problem liegt bei den eigenen Anwendern, also den eigenen Mitarbeitern.

Umgang mit dem System ausschlaggebend

Diese müssen mit dem System, ganz gleich wo es gespeichert wird, sorgsam umgehen. Oftmals werden an dieser Stelle noch allzu einfache Fehler gemacht, wie beispielsweise zu simple Passwörter gewählt oder Spammails geöffnet, die dann Tür und Tor für jeden versierten Hacker öffnen. In derartigen Fällen spielt es dann kaum noch eine Rolle, wo die Daten gespeichert wurden.

Schutz personenbezogener Daten

CRM-Systeme sammeln und speichern mitunter äußerst sensible Daten, die es unbedingt zu schützen gilt. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sieht neben vielen anderen Regelungen, vor allem auch den Schutz personenbezogener Daten vor. Eben jene personenbezogenen Daten mit denen CRM-Systeme arbeiten. Daher müssen diese unter allen Umständen geschützt werden. 

Fazit: Datenschutz bei lokalen CRM-Lösungen

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Datenschutz weniger eine Frage der Installationsart, sondern vielmehr eine Frage des unternehmensinternen Umgangs mit CRM-Daten ist. Sowohl Cloud-basierte als auch lokale CRM-Lösungen haben Vor- und Nachteile. 

Auch lokale Rechenzentren können durchaus attraktive Ziele für Hacker darstellen, wenn sie nicht entsprechend geschützt werden. Aus diesem Grund sollten Unternehmen in jedem Fall enstsprechende technische Datenschutzmaßnahmen ergreifen, um die IT-Landschaft ausreichend zu schützen.