5 Vorteile von Cloud-CRM

Die 5 wichtigsten Vorteile der Cloud: Mobilität, Skalierbarkeit, Datenschutz, geringe Anschaffungskosten und schnelle Inbetriebnahme. Mehr erfahren Sie hier.

Jedes Nutzungs- und Lizenzmodell hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal näher mit Cloud-basierter CRM-Software auseinandersetzen und herausstellen, welche Vorteile gegenüber anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen bestehen. Zunächst müssen jedoch einige Begrifflichkeiten definiert werden, um diese an späterer Stelle kontextbezogen einordnen zu können. Weiterführende Informationen zum Thema Cloud-basierte CRM-Software finden Sie auf der Seite Cloud-CRM. 

Inhaltsverzeichnis

• 1. Schnelle Inbetriebnahme
• 2. Geringe Anschaffungskosten
• 3. Mobilität
• 4. Datenschutz
• 5. Skalierbarkeit

CRM-Plattformen: Cloud oder On-Premises

CRM-Systeme stehen Unternehmen in unterschiedlichen Lizenz- und Nutzungsmodellen zur Verfügung. Unternehmen können zwischen On-Premises, gehosteten, hybriden oder Cloud-basierten CRM-Systemen wählen. Einen tabellarischen Vergleich zwischen den EIgenschaften jeder einzelnen Plattform finden Sie im Artikel "Die Unterschiede zwischen Cloud, Lokal, gehostet und hybrid"

Cloud-basierte CRM-Systeme

Cloud-basierte CRM-Systeme unterscheiden sich insofern von anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen, als dass sie ausschließlich über externe Rechenzentren betrieben werden. Anstatt sich selbst um die Anschaffung der Hardware zu kümmern, zahlt das Unternehmen einen festen, in der Regel monatlich anfallenden Betrag an den Cloud-Provider. 

SaaS: Die Software als Dienstleistung

Dieser Betrag beinhaltet sowohl die beanspruchten Serverkapazitäten, als auch die Nutzung des CRM-Systems selbst. Hierbei handelt es sich also um ein rundum-Paket, das auch als Software-as-a-Service (Software als Dienstleistung, kurz SaaS) bezeichnet wird. Die Nutzung eines solchen CRM-Systems bringt gleich mehrere Vorteile mit sich. Fünf grundlegende Vorteile von Cloud-basierten Systemen sollen im Folgenden einmal näher erörtert werden. 

1. Schnelle Inbetriebnahme

Die Inbetriebnahme eines neuen On-Premises CRM-Systems ist ein aufwändiger Prozess. Besonders kleinere Unternehmen verfügen meist schlicht und ergreifend nicht über die Kapazitäten, um ein solches Projekt zu bewältigen. Soll die Inbetriebnahme möglichst schnell, unkompliziert und günstig abgewickelt werden, eignen sich Cloud-basierte CRM-Systeme. Moderne Cloud-CRM-Software ist in der Regel darauf ausgelegt, noch am selben Tag in Gebrauch genommen werden zu können. 

Datenübertragung leicht gemacht

Auch die Übertragung relevanter CRM-Daten in das Cloud-System ist meist schnell gemacht. In manchen Fällen muss lediglich eine Excel-Datei mit relevanten Kundendaten hochgeladen werden. Die Daten werden dann automatisiert an richtiger Stelle in das System gespielt. So ist Cloud-basierte CRM-Software auf den sofortigen Einstieg ausgerichtet und ideal für Unternehmen, die die Implementierung ihrer neuen CRM-Software nicht zu einem umfangreichen Projekt machen wollen. Die meisten Cloud-Systeme sind zudem leicht verständlich und intuitiv nutzbar. 

2. Geringe Anschaffungskosten

In Bezug auf die Anschaffungskosten gibt es in der Welt der CRM-Systeme viel Spielraum. Unternehmen können sich sowohl für kostspielige Systeme mit einem extensiven Funktionsumfang als auch für einfachere Systeme entscheiden, die bereits für ein paar Euro pro User und Monat zu haben sind. In Bezug auf die Anschaffungskosten sind Cloud-basierte CRM-Systeme jedoch deutlich günstiger als lokale Alternativen. Soll ein On-Premises System eingeführt werden, müssen zunächst erhebliche Investitionen in die benötigte Hardware getätigt werden. Auch die festen, einmalig anfallenden Lizenzkosten sind im Vergleich zu den monatlich anfallenden Kosten einer Cloud-Lösung hoch. 

Geringes Risiko

Aus diesem Grund ist das mit der Einführung eines neuen CRM-Systems verbundene Risiko bei Cloud-basierten Lösungen wesentlich geringer. Cloud-basierte CRM-Systeme sind jederzeit kündbar. Wird das System den Anforderungen des Unternehmens nicht länger gerecht, sind die monetären Verluste so vergleichsweise gering. Bei einem On-Premises CRM-System ist dies nicht der Fall. Bemerkt das Unternehmen nach kurzer Zeit, dass bei der Wahl eines geeigneten CRM-Systems die falsche Entscheidung getroffen wurde, muss es die hohen Anschaffungskosten als Verlust verbuchen. 

3. Mobil und flexibel: Ortsunabhängige Nutzung

In Zeiten von Big Data, Industrie 4.0 und Künstlicher Intelligenz ist die Digitalisierung längst fester Bestandteil des Alltags. Dies hat auch zur Folge, dass die Erwartungshaltung der Kunden eine völlig andere ist, als sie es noch vor zwanzig Jahren war. So erwarten Kunden zunehmend auch mobil die gleiche Servicequalität wie direkt vor Ort. Mit einem Cloud-basierten CRM-System wird es Unternehmen maßgeblich erleichtert, diesen Erwartungen gerecht zu werden. Da sich alle Kundendaten in der Cloud befinden, können Mitarbeiter zu jeder Zeit standortunabhängig auf benötigte Daten zugreifen. 

Vorteile für den Außendienst

Besonders für den Außendienst entstehen durch den mobilen Zugriff diverse Vorteile. Außendienstmitarbeiter sind in der Lage, wichtige Informationen bezüglich aktueller Vertragsbedingungen oder laufender Aufträge direkt beim Kunden vor Ort einzusehen. So können sie dem Kunden bei Fragen unmittelbar Auskunft geben. Während des Kundentermins anfallende Änderungen wie neue Aufträge können vom Außendienstmitarbeiter zudem direkt vor Ort im System vermerkt werden. Dies ist beispielsweise über eine mobile App möglich. Besteht eine Netzwerkverbindung, sind diese Daten auch unmittelbar für andere Mitarbeiter im Unternehmen sichtbar. So können Aufträge direkt bearbeitet werden und Prozesse werden erheblich verschlankt und transparenter gestaltet. Die meisten Cloud-basierten CRM-Systeme verfügen zudem in der Regel über einige grundlegende Funktionen, die auch offline zur Verfügung stehen. Die gespeicherten Daten werden dann synchronisiert, sobald wieder eine stabile Verbindung besteht.

4. Der Datenschutz

Ein großes Anliegen vieler Unternehmen ist die Sicherheit ihrer eigenen Daten. Kunden und Geschäftspartnern geht es meist nicht anders. Besonders im Zuge der 2018 vollständig in Kraft getretenen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen diverse Auflagen erfüllen, um personenbezogene Daten gemäß der Datenschutzrichtlinien sicher zu verarbeiten. 

Datenschutzrechtliche Vorfälle

Cloud-Betreiber werden in Bezug auf den Datenschutz oftmals mit Vorfällen wie Hackerangriffen assoziiert, die immer wieder durch die Medien gehen. So sind datenschutzrechtliche Bedenken nicht selten der Grund dafür, dass Unternehmen zögern, auf die Cloud umzusteigen. Tatsächlich sind diese Bedenken jedoch nur bedingt begründet, da das Sicherheitsniveau großer Cloud-Betreiber enorm hoch ist. Große, international tätige Cloud-Betreiber wie Google oder Microsoft verfügen sowohl über das Ressourcen als auch das Know-How, datenschutzrechtliche Zwischenfälle weitestgehend zu verhindern. Diese Konzerne sind sich der Konsequenzen eines datenschutzrechtlichen Zwischenfalls bewusst und arbeiten stets daran, ihr Sicherheitsniveau weiter auszubauen. Bei On-Premises Lösungen kleiner, lokaler Unternehmen ist das Sicherheitsniveau in der Regel wesentlich geringer.  

5. Grenzenlose Skalierbarkeit

Ein weiterer Vorteil von Cloud-basierten CRM-Systemen liegt in ihrer Skalierbarkeit. Die Skalierbarkeit einer Software beschreibt ihre Fähigkeit, sich den sich verändernden Anforderungen eines Unternehmens anzupassen. Dies bezieht sich sowohl auf ein mögliches Wachstum, als auch auf eine Verkleinerung. In der Regel handelt es sich jedoch um die Möglichkeit einer Leistungssteigerung.

Problemlos neue Nutzer hinzufügen

Wächst ein Unternehmen, werden neue Mitarbeiter eingestellt. Diese zusätzlichen Mitarbeiter benötigen nun ebenfalls einen Zugang zum CRM-System. Das bedeutet, dass zusätzliche Lizenzen benötigt werden. Bei einem Cloud-basierten CRM-System lässt sich dies mühelos umsetzen. Es werden weitere User hinzugefügt und die monatlichen Kosten erhöhen sich entsprechend. Verkleinert sich das Unternehmen, werden nicht länger benötigte Lizenzen wieder gekündigt und auch die Kosten reduzieren sich dementsprechend. Bei einem On-Premises CRM-System ist dies nicht möglich, da die Lizenzen im Rahmen der Anschaffung fest erworben wurden. 

… Oder Speicherplatz erweitern

Auch der Speicherplatz lässt sich genau wie auch die Anzahl der Nutzer problemlos erweitern. Dazu muss lediglich zusätzliche Speicherkapazität hinzugebucht werden. Ist die Speicherkapazität eines On-Premises Systems erschöpft, gestaltet sich die Erweiterung wesentlich aufwändiger. Aus diesem Grund sind Cloud-basierte CRM-Systeme in Bezug auf die benötigte Leistung wesentlich flexibler einsetzbar. 

Fazit: Die 5 Vorteile Cloud-basierter CRM-Systeme 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Cloud-basierte CRM-Systeme einige Vorteile gegenüber anderen Lizenz- und Nutzungsmodellen haben. Fünf wesentliche Vorteile finden sich in:

1. schnellere Implementierung 
2. geringen Anschaffungskosten 
3. mobilem Zugriff 
4. Datenschutz 
5. Skalierbarkeit

Letzten Endes liegt es im Ermessen des einzelnen Unternehmens, sich für ein geeignetes Lizenz- und Nutzungsmodell zu entscheiden. Unternehmen sollten zunächst konkrete Ziele definieren, die durch den Einsatz eines neuen CRM-Systems erreicht werden sollen. Auf Basis dieser konkreten Ziele kann dann ein geeignetes CRM-System ausgewählt werden, welchen den Ansprüchen des Unternehmens gerecht wird.