5 Nachteile von Cloud-CRM

Ein CRM-System in der Cloud bringt nicht nur Vorteile mit sich. Wir zeigen Ihnen 5 verschieden Nachteile, die die Cloud mit sich bringen kann.

Der Trend geht in die Cloud. Das betrifft den privaten, wie auch den wirtschaftlichen Bereich gleichermaßen. Dabei werden IT-Dienste wie die Datenspeicherung oder Rechenleistung ausgelagert, sodass keine eigene Hard- oder Software benötigt wird. Neben diversen, grundlegenden Vorteilen die sich daraus ergeben, hat diese Vorgehensweise jedoch auch einige Nachteile, auf die wir im Folgenden einen Blick werfen wollen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer Cloud-basierten CRM-Software konkret handelt.

Inhaltsverzeichnis

• Cloud-CRM: Überblick 
• 1. Datenschutz? 
  • Die DSGVO
• 2. Abhängigkeit 
  • Proprietäre Software
• 3. Anpassungsmöglichkeiten
  • Funktionsumfang 
• 4. Folgekosten
  • SaaS hat ihren Preis
• 5: Internetzugang notwendig
  • Eingeschränkte Offline-Funktionen

CRM-Software aus der Cloud: Ein Überblick 

CRM-Software ermöglicht softwaregestützt die strategische Gestaltung von Kundenbeziehungsprozessen. Dabei können Unternehmen zwischen unterschiedlichen Nutzungs- und Lizenzmodellen wählen. Zu unterscheiden ist zwischen:

• On-Premises bzw. lokaler,
• Gehosteter,
• Cloud-basierter und
• Hybrider CRM-Software.

Cloud-basierte CRM-Systeme werden im Gegensatz zu anderen Nutzungs- und Lizenzmodellen nicht lokal implementiert. Das System wird über ein Netzwerk von Servern betrieben, welches sich im Besitz des Cloud-Betreibers befindet. Werder Hard- noch Software befinden sich daher im Besitz des Unternehmens, welches die CRM-Software nutzt. Daraus ergeben sich einige Vorteile. Das Unternehmen hat keinerlei Verantwortung für Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen. Es zahlt regelmäßig einen festen Betrag an den Cloud-Betreiber für die Erbringung dieser Dienstleistungen sowie die Nutzung des Systems. Doch Cloud-basierte CRM-Software bringt auch einige Nachteile mit sich. 

1: Der Datenschutz

Das wohl am häufigsten genannte Argument gegen die Nutzung einer Cloud-basierten CRM-Software ist der Datenschutz. Es herrscht das Vorurteil, Cloud-basierte Systeme wären unsicherer, da Cloud-Betreiber attraktive Ziele für Hacker sind. Tatsächlich sind Cloud-Betreiber aufgrund der großen Menge in den Rechenzentren verwalteter Daten attraktive Ziele. Doch große, international agierende Cloud-Betreiber haben auch ein großes Interesse daran, die Daten ihrer Kunden adäquat gegen solche Angriffe zu schützen. Konzerne wie Microsoft oder Google verfügen über weitaus mehr Ressourcen zur Umsetzung von datenschutzrechtlichen Maßnahmen als kleine Unternehmen, die ein On-Premises System betreiben. 

Die DSGVO

Problematisch ist jedoch, dass Cloud-Betreiber ihren Sitz oftmals im EU-Ausland haben. Somit operieren sie außerhalb des Geltungsbereiches der Datenschutzgrundverordnung (kurz DSGVO). Das Projekt zur Schaffung einer europäischen Cloud – GAIA-X – steckt noch in den Kindeschuhen. Unternehmen, die eine Cloud-basierte CRM-Lösung nutzen wollen, stehen in der Verpflichtung, sich beim Anbieter über die für ihn geltenden Datenschutzrichtlinien zu erkunden und sicherzustellen, dass bestimmte Rahmenbedingungen nicht gegen die DSGVO verstoßen. 

2: Abhängigkeit vom Anbieter

Bei einem Cloud-basierten CRM-System nutzt das Unternehmen nicht seine eigene Hard- und Software, sondern mietet die des Cloud-Betreibers. Somit entsteht dem Unternehmen kein Mehraufwand für Wartung und Instandhaltung. Doch die Nutzung fremder Hard- und Software hat auch einen wesentlichen Nachteile: Es macht Unternehmen abhängig vom Cloud-Betreiber. Sie können nicht kontrollieren, wann welche Updates durchgeführt werden oder ein Bug behoben wird. Zudem müssen Unternehmen mehr oder weniger blind darauf vertrauen, dass Anbieter auch in ihrem Interesse handeln. Dies bezieht sich beispielsweise auch darauf, dass Nutzungsbedingungen nicht nachträglich zu ihrem Nachteil angepasst werden.

Abhängigkeit bei proprietärer Software 

Grundsätzlich besteht jedoch bei der Nutzung einer proprietären Software immer ein gewisses Abhängigkeitsverhältnis zum Anbieter. Umgehen lässt sich dies nur durch ein selbstgeschriebenes System oder durch die Nutzung einer Open-Source-Software. Hier kommt jedoch dann eine Abhängigkeit von der Community ins Spiel. Darüber hinaus sind entsprechende Programmierkenntnisse zur Weiternetwicklung In-House erforderlich. 

3: Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

Ein weiterer Nachteil stellt die begrenzte Flexibilität einer Cloud-Lösung dar. Cloud-basierte CRM-Software ist insofern flexibler als On-Pemises Alternativen, als dass sie nahezu unbegrenzt skalierbar ist. In Bezug auf die Anpassungsfähigkeit des Systems müssen jedoch gegenüber On-Premises Lösungen Abstriche gemacht werden. 

Flexibilität nur innerhalb des Funktionsumfangs

Bei einer Cloud-basierten CRM-Software sind Unternehmen an den festen Funktionsumfang des Systems gebunden. Zwar können Funktionen je nach Bedarf dazugebucht oder gecancelt werden, jedoch bewegen sich Unternehmen dabei immer innerhalb der Möglichkeiten bereits bestehender Software. Dies schränkt Unternehmen auch in Bezug auf mögliche Schnittstellen ein. Bei einer On-Premises Lösungen sind Unternehmen im Besitz der Software. Haben sie die Lizenzen erworben, können sie die Software individuell auf ihre Bedürfnisse anpassen. Bei einer Cloud-Lösung sind sie immer an die Möglichkeiten der bestehenden Software gebunden. 

4: Vergleichsweise hohe Folgekosten

Ein gutes Argument für die Nutzung einer Cloud-basierten Lösung sind die geringen Anschaffungskosten. Bei einer On-Premises Lösungen fallen zunächst hohe Kosten für die Bereitstellung der Hardware und den Erwerb der Software an. Bei einer Cloud-Lösung ist dies nicht der Fall. Auch müssen sich Unternehmen nach Inbetriebnahme des Cloud-basierten CRM-Systems um nichts sorgen. Doch das hat auch seinen Preis. 

SaaS hat ihren Preis 

Cloud-basierte CRM-Software wird auch als Software-as-a-Service (kurz SaaS) bezeichnet. Unternehmen zahlen also nicht nur für das System selbst, sondern auch für sämtliche Dienstleistungen wie Instandhaltung und Service. Dafür zahlen sie einen festen (in der Regel monatlich abgerechneten) Betrag. Die Folgekosten einer Cloud-basierten CRM-Software sind daher meist höher als bei einem On-Premises CRM-System. Besonders bei langfristiger Nutzung können die Folgekosten in Summe durchaus höher ausfallen als die Anschaffungskosten einer On-Premises CRM-Systems.

5: Eingeschränkte Offline-Nutzung: Voller Zugriff nur Online

Ein weiterer Nachteile Cloud-basierter CRM-Software findet sich in der Abhängigkeit von einer stabilen Interverbindung. Ein On-Premises kommt grundsätzlich auch ohne Internetverbindung aus. Bei einer Cloud-Software ist dies zumeist nicht der Fall bzw. die offline-nutzbaren Funktionen nicht im Vergleich zu den Online-Funktionen sehr eingeschränkt. Dies liegt schon in der Natur der Sache: Eine Cloud-Software wird letztlich über das Internet betrieben. 

Internet in Deutschland noch ausbaufähig

Deutschland ist in puncto schnellem Internet im Vergleich zu anderen Industrienationen eher auf den letzteren Plätzen anzutreffen. Aus diesem Grund ist nicht unbedingt gewährleistet, dass stets ein schneller Zugriff auf die Cloud-basierte CRM-Software und die darin gespeicherten Daten möglich ist. Aus diesem Grund sollten Unternehmen gegebenenfalls in eine schnellere, stabilere Verbindung investieren, bevor sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden. 

Offline-Funktionen noch sehr eingeschränkt

Viele Anbieter von Cloud-basierter CRM-Software werben damit, dass bestimmte Funktionen der Systeme auch offline verfügbar sind. Dies betrifft jedoch meist nur einen Bruchteil des gesamten Funktionsumfangs des CRM-Systems und nützt Mitarbeitern wenig, wenn wesentliche Funktionen nicht zur Verfügung stehen. Ein Cloud-basiertes System ist letzten Endes so ausgelegt, dass eine stabile Internetverbindung erforderlich ist. 

Fazit: Unternehmen müssen individuell abwägen

Es lässt sich festhalten, dass Cloud-basierte CRM-Software neben zahlreichen Vorteilen auch eine ganze Reihe an Nachteilen mit sich bringt. Dennoch lässt sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen, ob Cloud- oder On-Premises Lösungen empfehlenswerter sind. Unternehmen sollten basierend auf ihrem individuellen Anforderungsprofil abwägen, ob eine Cloud-Lösung die richtige Wahl ist oder ein anderes Nutzungs- und Lizenzmodell eher in Frage kommt.Sollen die Anschaffungskosten um jeden Preis möglichst gering gehalten werden, stellt Cloud-basierte CRM-Software eine adäquate Alternative zu lokalen Systemen dar. Wollen Unternehmen hingegen vollständige Unabhängigkeit von einer externen Partei, währe vermutlich ein On-Premises CRM-System die geeignetere Wahl.