5 Dinge die es bei einem CRM zu beachten gilt

Bei der Auswahl eines geeigneten CRM-Systems gibt es viele verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Hier fünf wesentliche Dinge die es zu beachten gilt.

Customer Realtionship Management (CRM) Systeme bieten Unternehmen eine Vielzahl verschiedener Vorteile, weshalb sich immer mehr Unternehmen auf die Suche, nach einem für sie geeignetem CRM-System machen. Dabei stellt man dann relativ schnell fest, dass sich am Markt eine Vielzahl verschiedener Lösungen von verschiedenen Anbietern finden. Dabei kann man schnell den Überblick verlieren, ehe man überhaupt angefangen hat, sich ernsthaft mit der Materie auseinander zu setzen. Mit den folgenden 5 Tipps zur Auswahl eins geeigneten Systems, wollen wir Ihnen helfen, grundlegende Fehler im Vorfeld zu vermeiden und aufzeigen worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt. 

1. Vorbereitung ist alles

Im Vorfeld zu einer CRM-Einführung muss zunächst der Entschluss zu einem solchen Projekt gefasst werden. Das mag jetzt trivial klingen, jedoch ist gerade die Bedarfserkennung ein wesentlicher Schritt im Auswahlprozess. Dabei ist es immer lohnenswert mit den potentiellen Anwendern im Unternehmen zu sprechen und zu evaluieren, welche Änderungsvorschläge diese bezüglich eines neuen Systems unterbreiten. Sie wissen am besten, was beim aktuellen System hakt und was das neue System können sollte. Es lohnt sich ein Projektteam mit einem verantwortlichen Projektleiter zu benennen, das während des gesamten Prozesses als Ansprechpartner für die einzelnen Abteilungen wie auch bei der Einführung, für den Lieferanten fungiert.

Das Team sollte dann am besten aus Vertretern aller Abteilungen bestehen, sodass wirklich alle Bereiche, die das zukünftige System verwenden sollen, eingebunden sind und deren Bedürfnisse gehört werden. Das erhöht die Annahmewahrscheinlichkeit am Ende enorm. Steht das Team und sind die Bedarfe erhoben, geht es an die Erstellung eines detaillierten Lastenheftes, indem alle potentiellen Anforderungen niedergeschrieben werden. 

2. Ziele formulieren und Budget festlegen

Ist das Lastenheft erstellt, geht es darum zu priorisieren. Welche Funktionen werden unbedingt benötigt, welche stehen hinten an? Das hilft bei der Suche nach einem passenden Anbieter enorm. Man sollte sich jedoch auch über die eigene Infrastruktur im Klaren sein. Will man beispielsweise ein System lokal implementieren, muss die hauseigene Serverstruktur dies auch tragen können oder umgekehrt muss bei einer Cloud-Lösung eine ausreichende Internet Bandbreite sichergestellt werden. All diese Fragen gilt es im Vorfeld zu klären. Dadurch fallen viele Anbieter bereits durchs Sieb und man kann sich auf all jene konzentrieren, die den Anforderungen noch gerecht werden. Selbstverständlich auch in Bezug auf das Budget.

Es gibt Anbieter die sich auf kleine und mittelständische Unternehmen mit oftmals weniger als 50 End-Usern spezialisiert haben sowie Lieferanten, die ausschließlich große Unternehmen und Projekte bedienen. Da hilft es enorm die eigentlichen Ziele, die man mit einem neuen CRM-System erreichen will, so scharf wie möglich zu formulieren. Dabei gilt es auch darauf zu achten, ob eventuell andere, bereits bestehende Systeme angebunden werden sollen. Ein CRM-System muss dann über die nötigen Schnittstellen verfügen. Eine weitere wichtige Frage, die man sich bei der Formulierung der Ziele vor Augen führen sollte, ist folgende. Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in 5 Jahren? Soll Ihr Unternehmen massiv wachsen, so sollte das neuen CRM-System mitwachsen können. Achten Sie also auf die nötige Skalierbarkeit des neuen Systems. 

3. Auf der Suche nichts überstürzen

Es ist äußerst unwahrscheinlich, dass der erste Anbieter der Ihnen über den Weg läuft all Ihre Anforderungen in Gänze abdecken kann. Stellen Sie sich auf eine längere Suche ein und erstellen sie realistische Zeitpläne in denen Puffer eingeplant sind. Viele Lieferanten präsentieren ihre Lösungen in Form von einer kleinen Präsentation oder ähnlichem. Laden sie Lieferanten, die in Ihre engere Auswahl kommen ein und lassen sich deren Vorschläge und Lösungen für Ihre Anforderungen präsentieren. Auf diese Weise haben Sie Gelegenheit für Rückfragen und können die verschiedenen Systeme besser miteinander vergleichen. Manche Unternehmen bieten auch kostenlose Testversionen an, mit denen Sie ein System vorab testen können. Doch auch hier muss klar sein, je länger Sie ein System testen, desto länger dauert die Suche, insgesamt. Halten Sie sich also an Ihren Zeitplan. Auch ist es in vielen Fällen ratsam zu schauen über wie viel Erfahrung ein Anbieter verfügt und ob er wohlmöglich bereits Projekte in ähnlichen Unternehmen umgesetzt hat. 

4. Sorgen Sie für Annahme des Systems

Ohne die nötige Zustimmung und letztlich auch die Kenntnis um das neue CRM-System Ihrer Angestellten wird das Projekt wohlmöglich gänzlich Scheitern, oder zumindest mit großen Anlaufschwierigkeiten verbunden sein. Daher ist es wie eingangs bereits erwähnt, extrem wichtig die zukünftigen User von Beginn an in den Auswahlprozess miteinzubeziehen. Wichtiger noch ist es, diese ausreichend mit dem neuen System vertraut zu machen und auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit zu setzen. Ein CRM-System, dass nur unzureichend gepflegt wird, verfehlt dessen Nutzen und wäre dann reine Zeit- und Geldverschwendung. Schaffen sie also flächendeckend Verständnis um den Nutzen des neuen Systems und sorgen Sie dafür, dass der Wunsch des nach einem neuen System von den Usern mitgetragen wird. 

5. Evaluieren Sie Ihre Ziele

Die zu Beginn eines CRM-Projektes formulierten Ziele dürfen zu keinem Zeitpunkt aus den Augen verloren werden. Oftmals kommen während des Einführungsprozesses noch neue Anpassungen hinzu oder einige zuvor veranschlagten Funktionen fallen weg. Umso wichtiger ist es, sich die gesteckten Ziele bei Zeiten vor Augen zu führen und zu evaluieren, was umgesetzt wurde und was wohlmöglich noch aussteht. Das hilft Ihnen letztlich dabei herauszufinden, wie erfolgreich das Projekt in Summe ist und vor Allem beugt es allzu großen Abweichungen vor. Müssen nachträglich Funktionen hinzugefügt werden, sollte das gewählte System zudem ausreichend skalierbar sein.

Auch sollten sie mit einigem Abstand nach der Einführung überprüfen, wie gut das System im täglichen Gebrauch läuft und ob dieses wirklich so genutzt wird, wie vorgesehen. Oftmals schleichen sich nach kurzer Zeit alte Arbeitsweise wieder ein, die das System umgehen. Dies führt dazu, dass nicht alle Informationen gleich eingetragen werden, oder gar ganz vergessen werden. Sollte so etwas zu Tage kommen, muss eventuell nachgeschult werden. 

Letztlich ist die Auswahl eines CRM-Systems keine ad hoc-Entscheidung, vielmehr benötigt diese eine ausreichende Vorbereitung und sollte nicht überstürzt werden. Bei der Suche nach passenden Anbietern hilft Ihnen unser Vergleichsportal enorm und filtert die für sie passenden Anbieter heraus und dass ohne, dass Kosten für sie entstehen.