9 Funktionen: So unterstützt CRM-Software Ihr Projektmanagement

Projektmanagement und CRM: So optimieren Sie von der Budgetierung bis zur Fortschrittsüberwachung sämtliche PM-Bereiche.

Wer an CRM-Software denkt, denkt unweigerlich an eine Kundenkontaktverwaltung (Contact Management) als Grundstein weiterer Prozesse in Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Dass eine CRM-Software weit mehr kann und nebst Customer Interactions auch das interne Projektmanagement massiv unterstützt, wissen hingegen wenige. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal etwas genauer mit den Möglichketen einer CRM-Software für das Projektmanagement auseinandersetzen und aufzeigen, was genau ein Unternehmen aus dieser ziehen kann.

Das hilft uns dabei besser verstehen zu können, wo genau das Projektmanagement innerhalb eines CRM-Tools ansetzt und wie dieses letztlich im Kontext der Anwenmeidung funktioniert. Im Anschluss daran gehen wir dann auf eben jenes Modul des Projektmanagements ein und stellen die konkreten Vorteile dieses Tools für Unternehmen dar.

Wie unterstützt eine CRM-Software das Projektmanagement?

Als Projektmanagement bezeichnet man allgemein hin das Initiieren, Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten. Viele Unternehmen arbeiten heute projektbasiert. Teilweise auch ausschließlich. Das führt dazu, dass viele Projekte in einem Unternehmen parallel zueinander verlaufen und gemanagt werden müssen.

Unterstützung durch die CRM-Software

Ohne entsprechende softwareseitige Unterstützung, ein kaum zu bewältigendes Unterfangen. CRM-Software-Systeme verfügen über zahlreiche Funktionen, die das Projektmanagement in einem Unternehmen maßgeblich unterstürzen. Werfen wir einen Blick auf ein paar dieser Funktionen und stellen dabei deren konkreten Nutzen in der Praxis heraus.

1. Die Projektplanung

Zu Beginn eines jeden Projektes steht die Projektplanung. Mit der CRM-Software lassen sich Projekte einfach anlegen und in einzelne Projektbausteine gliedern. Zudem lassen sich verschiedenste Aufgaben und Meilensteine planen.

Alle wichtigen Informationen aus unterschiedlichen Quellen heranziehen

Auch geht es beispielsweise darum, den gesamten Ablauf des Projektes zu strukturieren und wichtige Meilensteine zu setzen. Zudem fallen organisatorische und logistische Fragestellungen in diesem Aufgabenbereich. Durch eine Schnittstelle zwischen ERP- und CRM-Software sind auch für die Projektplanung alle wichtigen Daten zu jeder Zeit verfügbar.

kollaboration

Abbildung 1: Eine Projektmanagement-Software unterstützt die Zusammenarbeit im Projektteam - und das in allen Phasen des Projektes.

2. Projektverwaltung

Sind Projekte geplant, gilt es den Projektablauf zu verwalten und sicherzustellen, dass alle geplanten Schritte reibungslos ablaufen. In der zentralen Projektverwaltung werden alle Projekte übersichtlich dargestellt. So erhält man eine Übersicht über alle wichtigen Informationen zum Beispiel über den Status eines Projektes, den Kunden, den Budgets oder auch den einzelnen Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams.

Ebenfalls zeigt das System direkt an, wenn es bei einem Projekt zu Verzögerungen kommt. Sollte der zuvor definierte Zeitrahmen überschritten werden, warnt das System direkt und entsprechende Maßnahmen können schnell ergriffen werden.

3. Projektabrechnung

In Projekten ist es immer auch wichtig genau nachzuhalten, wie viel Zeit von welchem Mitarbeiter in welches Projekt geflossen ist. So lassen sich mit der CRM-Software Stunden direkt auf Projektaufgaben buchen. Alle Projektteilnehmer können ganz einfach im System ihre Zeiten erfassen uns diese den unterschiedlichen Aufgaben zuordnen. Sollte der Budgetrahmen drohen gesprengt zu werden, warnt das System eigenständig.

Integrierte Zeiterfassung für alle Mitarbeiter

So lassen sich aus den gebuchten Stunden letztlich automatisch Rechnungen erstellen. Mit einer integrierten Zeiterfassung lassen sich alle bestätigten Stunden eines Projektes auch zu Zwischenrechnungen oder Monatsabrechnungen nutzen. Auch Anpassungen in der Rechnungsstellung können im CRM-System individuell vorgenommen werden.

9 CRM-Funktionen für das Projektmanagement

All diese Vorteile lassen sich softwareseitig durch konkrete Funktionen realisieren. Dazu zählen unter anderem die Budgetierung, die Rechnungsstellung, die Gruppenkommunikation, die Planung, Stundenzettel, Zeitregistrierung und Fortschrittsüberwachung.

Diese Funktionen sollen im Folgenden nun einmal detailliert beleuchtet werden. Wichtig ist dabei herauszustellen, dass es sich lediglich um eine exemplarische Übersicht handelt. Jedes Unternehmen hat letztlich eigene Anforderungen an eine geeignete Projektmanagement-Software.

Die richtige Projektmanagement-Software finden

Im Rahmen eines akuten Softwareprojektes sollten sich Betriebe daher zwingend mit den eigenen Zielen auseinandersetzen, die durch die Einführung einer Projektmanagement-Software erreicht werden sollen. Auf Grundlage dieser lassen sich dann spezifische Anforderungen in Form eines Lastenheftes festhalten, welches an späterer Stelle im Softwareprojekt als wichtige Entscheidungsgrundlage dient.

1. Budgetierung

So ermöglichst es beispielsweise eine CRM-Software mit integrierten Budgetierungs-Funktionen, im Rahmen der Planung eine fundierte, realistische Einschätzung für das Projektbudget zu treffen. Über entsprechende Kontroll-Funktionen für das Projektcontrolling kann dann im Laufe des Projektes sichergestellt werden, dass das zuvor gesetzte Budget nach Möglichkeit nicht überschritten wird.

Strategische Planung, operative Überwachung

Dabei unterstützt das CRM nicht nur durch strategische Planungs- und Überwachungsfunktionen, sondern kann Projektverantwortliche beispielsweise auch durch Pop-Up Benachrichtigungen warnen, wenn das Budget droht, überschritten zu werden.

2. Rechnungsstellung

Funktionen aus dem Bereich der Rechnungsstellung unterstützen Unternehmen auf operativer bzw. administrativer Ebene, indem der manuelle Aufwand bei der Rechnungserstellung durch softwareseitige Automatisierungen reduziert wird.

Verknüpfung von CRM und DMS

Da alle wichtigen Kundendaten bereits im System vorhanden sind lässt sich die Rechnung binnen weniger Klicks vervollständigen, da sich alle Daten automatisiert überführen lassen. Dazu bedarf es jedoch zumeist entsprechender Anbindung zum DMS. Damit sich alle wichtigen Projektdaten zu den erbrachten Leistungen überführen lassen, sollte zudem eine Schnittstelle zwischen CRM und ERP eingerichtet werden.

Abbildung 2: Eine CRM-Software unterstützt die Gruppenkommunikation im Projekt: Sowohl lokal vor ort als auch im Remote-Modell bei geographisch verteilten Teams.

3. Gruppenkommunikation

An Projekten sind unterschiedliche Akteure beteiligt. Funktionen zur Gruppenkommunikation schaffen Transparenz und Einheitlichkeit bei der Gruppenkommunikation, sodass alle Beteiligten zu jeder Zeit auf dem neusten Stand sind. Über Vergaberechte innerhalb des Systems lässt sich dann steuern, welcher Projektbeteiligte welche Berechtigungen hat.

Rollen- und Rechtevergabe im System

Diese können auch direkt an die entsprechende Rolle des Projektbeteiligten geknüpft sein. Über Gastzugänge ist es wiederum möglich, externe Projektbeteiligte, wie beispielsweise den Auftraggeber selbst, mit einzubeziehen. So fungiert die CRM-Software letztlich auch als leistungsstarkes Kommunikationstool und schafft durch ihre zentrale Ausrichtung dabei gleichzeitig Transparenz.

4. Planung

Die Planung legt das Fundament für ein reibungsloses Projekt. Funktionen aus dem Bereich der Planung sollten Unternehmen dementsprechend eine Planung anhand mehrerer Features ermöglichen. Dazu zählt nicht nur die unter 1. genannte Budgetierung. Vielmehr geht es um die Organisation aller "Variablen" im Projekt.

Meilenstein-Trendanalyse (MTA)

Wichtige Meilensteine lassen sich beispielsweise im Rahmen einer Meilensteintrendanalyse (MTA) abbilden und im weiteren Verlauf auch verfolgen. Bei diesem Diagramm werden Meilensteine auf der y-Achse und Zeitpunkte, zu denen dieser erreicht werden sollen, auf der x-Achse abgebildet. Auch könne die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Projektaufgaben definiert werden und diesen die jeweiligen Ressourcen zugeordnet werden.

Projektstrukturplan

Je nach Anforderungen und gewünschter Projektmanagement-Methode kann an dieser Stelle beispielsweise softwareseitig ein sogenannter Projektstrukturplan erstellt werden. Hierbei wird das Gesamtprojekt in kleinere, plan- und kontrollierbare Elemente heruntergebrochen.

Siehe auch: Was ist agiles Projektmanagement?

Gantt-Diagramme

Ebenso ist es möglich über das System auf Gantt Diagramme zurückzugreifen und diese anzufertigen. Gantt-Diagramme sind ein Instrument des Projektmanagements in denen sich eine zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch darstellen lässt. So haben immer alle im Team direkt im Blick, welche Aufgaben wann anstehen und was nach zu tun ist, ehe eine Aufgabe abgeschlossen werden kann.

Abbildung 3: Mithilfe einer PM-Software lassen sich schnell übersichtliche und aussagekräftige Gantt-Charts erstellen.

Termine planen

Ebenfalls lassen sich sämtliche Meetings und auch Telefonkonferenzen und Termine mit der CRM-Software planen. Das System kann alle Kalender der Beteiligten synchronisieren und automatisch nach freien Terminen suchen und diese eintragen.

5. Stundenzettel

Manuell erstellte Stundenzettel sind auch außerhalb des Projektmanagements ineffizient und aufgrund der manuellen Komponente fehleranfällig. Aus diesem Grund kann eine adäquate CRM-Software Unternehmen durch die Erstellung digitaler Stundenzettel unterstützen. Darüber hinaus wird der administrative Aufwand dadurch verringert.

Stellenwert einer ERP-Verknüpfung

Daten zu Arbeitszeiten lassen sich über eine ERP-Schnittstelle direkt aus der Personalplanung importieren und stehen im CRM im Modul "Projektmanagement" direkt zur Verfügung. Gleichsam lässt sich so sicherstellen, dass alle zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen zu jeder Zeit möglichst zielführend eingesetzt werden, ohne dass es zu Überlastungen oder Engpässen kommt.

6. Zeitregistrierung und Arbeitszeiterfassung

Eine softwareseitige Zeitregistrierung ist nicht nur bei der Arbeitszeiterfassung zwecks Lohnbuchhaltung und Personalplanung von Relevanz. Auch bei der Erstellung von Rechnungen ist hier die durch das System geschaffene Transparenz von Vorteil. Eine manuelle Arbeitszeiterfassung, beispielsweise zu Abrechnungszwecken, ist sehr fehleranfällig und ungenau.

Vorteile einer mobilen Arbeitszeiterfassung

Werden beispielsweise erst am nächsten Tag oder gar in der nächsten Woche die Stunden eingetragen, lassen sich die genauen Arbeitszeiten zumeist schon gar nicht mehr vollständig nachvollziehen. Über eine mobile Arbeitszeiterfassung können Projektmitarbeiter sich direkt vom Einsatzort aus einloggen, sobald sie mit der Arbeit beginnen. Am Ende des Arbeitstages können sie sich dann ebenso schnell und unkompliziert ausloggen und die Arbeitszeit wird automatisch minutengenau verbucht.

fortschrittsüberwachung Abbildung 4: Fortschritssüberwachung leicht gemacht - mit übersichtlichen Dashboards im CRM-Tool.

7. Fortschrittsüberwachung

Die Fortschrittsüberwachung ist dem Projektcontrolling zuzuordnen und somit elementarer Bestandteil des Projektmanagements. Aus diesem Grund sollte auch eine Software für das Projektmanagement Funktionen aus dem Bereich der Fortschrittsüberwachung umfassen.

Um unmittelbar auf potenzielle Verzögerungen oder Probleme reagieren zu können, müssen diese zunächst bemerkt werden. Über eine integrierte Fortschrittsüberwachung können Projektverantwortliche zu jeder Zeit nachvollziehen, ob der zeitliche Rahmen eingehalten oder Handlungsbedarf besteht.

Nebst der zuvor genannten Funktionen kann eine Projektmanagement-Software Unternehmen beispielsweise auch bei der Gefahren- und Risikoanalyse unterstützen.

8. Gefahrenanalyse und Risikomatrix

Auch hierbei handelt es sich um einen zentralen Bestandteil des Projektmanagements. Konkret lassen sich dazu im System beispielsweise definierte Risiken aus der Gefahrenanalyse anhand einer zuvor definierten Risikomatrix farblich hinterlegen. Bei einer Risiko-Matrix werden unterschiedliche Risiken anhand der Tragweite der Auswirkungen bei Eintritt sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit kategorisiert.

risikomatrix

Abbildung 5: Exemplarischer Aufbau einer rudimentären Risiko-Matrix (ohne konkrete, bereits eingetragene Risiken).

9. Stakeholder

Wichtiger Bestandteil des Projektmanagements ist zudem die Stakeholderanalyse. Hierbei geht es darum, alle am Projekt unmittelbar oder mittelbar beteiligten Akteure zu identifizieren. Eine Visualisierung aller Stakeholder kann man sich als Kreis mit unterschiedlichen Schichten vorstellen. Im inneren Kreis steht das Projekt.

Im Kreis unmittelbar darum befinden sich unmittelbar Beteiligte, wie beispielsweise das Projektteam. Im Kreis darum finden sich wiederum die Aktionäre bzw. Shareholder, usw. Mithilfe einer CRM-Software lassen sich dann die Beziehungen zu all diesen Stakeholdern je nach Bedarf verwalten. Am wichtigsten sind dabei natürlich jene Stakeholder, die besonders dicht am inneren Kreis liegen. Weit außen zu verordnende Akteure müssen zumeist nicht angebunden werden.

Zusammenfassung

Mit einer CRM-Software lässt sich das Projektmanagement in vielen Bereichen deutlich übersichtlicher gestalten, verwalten und abschließen. Bereits bei der Projektplanung kann auf das CRM-System und die darin enthaltenden Daten zurückgegriffen werden. So lassen sich Projekte mit diversen Vorlagen im System schnell und einfach planen.

Während des Projektes können alle Schritte einfach und übersichtlich nachvollzogen und somit überwacht werden. Kommt es an einer Stelle zu Verzögerungen oder droht der Budgetrahmen aus dem Ruder zu laufen, kann das System automatisch davor warnen und entsprechende Handlungsoptionen vorschlagen.