Sind Open Source CRM-Programme immer kostenlos?

Alles über die direkten und mittelbaren Kosten einer Open Source CRM-Software erfahren Sie hier.

Die Wahl der richtigen Software entscheidet maßgeblich über den Erfolg des gesamten CRM-Projektes. Auch aus Kostengründen sind Open Source Lösungen bei einigen Unternehmen beliebt. Doch sind offene Lösungen wirklich grundsätzlich erschwinglicher als andere Alternativen?

Im Folgenden wollen wir uns einmal näher mit den Kosten einer Open Source Lösung auseinandersetzen und aufzeigen, für welche Unternehmen sich diese Software eignet.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine CRM-Software?
• Wie ist CRM-Software technisch aufgebaut? 
• Was bedeutet „Open Source“?
• Sind Open Source Lösungen immer kostenfrei?
• Was sind die Vor- und Nachteile eines Open Source CRM?
• Fazit: Die Kosten einer Open Source CRM-Software

Was ist eine CRM-Software?

Die Abkürzung „CRM“ bezeichnet das Customer-Relationship-Management oder zu Deutsch das Kundenbeziehungsmanagement.

CRM bezeichnet zweierlei. Zum einen bezieht es sich auf die zentrale Ausrichtung eines Unternehmens auf seine Kunden. Zum anderen geht damit jedoch auch die strategische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher.

Die Rolle des CRM-Systems

An dieser Stelle kommt eine CRM-Software ins Spiel. Sie ermöglicht es, sämtliche Kundenbeziehungsprozesse softwareseitig abzubilden. Innerhalb des Systems lassen sich die CRM-Prozesse dann optimieren und automatisieren. Durch die effizientere Gestaltung bestehender Prozesse kann Unternehmen so ein nennenswerter Wettbewerbsvorteil entstehen.

360-Grad Kundensicht

Grundsätzlich fungiert eine CRM-Software immer als zentraler Speicherort für alle relevanten Kundeninformationen. Viele moderne CRM-Systeme verfügen darüber hinaus über Analysefunktionen, mittels derer sich jene Daten direkt innerhalb der Software analysieren lassen.

Auf diese Weise können Unternehmen wertvolle Erkenntnisse über die Bedürfnisse und das Verhalten der eigenen Kunden gewinnen.

Wie ist CRM-Software technisch aufgebaut?

Damit sich jedoch möglichst viele potenzielle Vorteile einer CRM-Software einstellen, muss diese auch für den Einsatz im jeweiligen Betrieb geeignet sein.

Module und Funktionen

So hat nicht jedes Unternehmen die gleichen Anforderungen an den Funktionsumfang einer CRM-Software. Funktionen eines Geschäfts- oder Aufgabenbereiches sind innerhalb des Systems häufig in einem Modul gebündelt.

Gänzlich modular aufgebaute Systeme ermöglichen zudem das Dazubuchen und Abbestellen unterschiedlicher Module je nach Bedarf des Unternehmens. So ist sichergestellt, dass das System auch bei Veränderungen den Ansprüchen des Unternehmens weiterhin gerecht werden kann.

Unterschiedliche Lizenzmodelle

Ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für ein CRM-System ist zudem die Wahl eines geeigneten Lizenzmodells. Hier ist zwischen

• Lokaler CRM-Software
• Cloud-basierter CRM-Software
• Hybrid CRM

zu unterscheiden. Das Lizenzmodell bezieht sich dabei auf die Installationsart des Systems, welche auch großen Einfluss darauf hat, wer letztlich die Verantwortung für Wartung- und Instandhaltung der Hard- und Software trägt.

Ein weiterer Begriff, welcher häufiger in Zusammenhang mit Unternehmenssoftware fällt, ist „Open Source“.

Was bedeutet „Open Source“?

“Open Source” lässt sich wörtlich mit „offener Quelle“ übersetzen. Gemeint ist in diesem Fall der Quellcode der Software.

Dieser ist bei einer Open Source Lösung

• Frei zugänglich
• Einsehbar
• Veränderbar
• Nutzbar

- auch von Dritten. Das bedeutet, dass Open Source CRM-Software grundsätzlich jedem Unternehmen zur freien Verfügung steht.

Sind Open Source Lösungen immer kostenfrei?

Aus diesem Grund ist CRM-Software in den meisten Fällen kostenfrei. „Open Source“ ist jedoch keinesfalls ein Synonym für „kostenlos“.

Aus Free Software wird Open Source Software

Tatsächlich wurde der Begriff „open source“ explizit eingeführt, um Missverständnisse zu vermeiden. Denn ursprünglich wurde Open Source Software als Free Software bezeichnet. Aufgrund der Assoziation von Free Software mit „Freeware“ (kostenloser Software) wurde im Nachgang um 1990 aus Free Software dann Open Source Software.

Wer entwickelt Open Source Software?

Open Source Lösungen werden beispielsweise von Einzelpersonen aus altruistischen Gründen entwickelt und der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt. Doch auch viele Unternehmen haben ein – nicht immer uneigennütziges – Interesse an der Entwicklung offener Lösungen.

So entwickeln einige Unternehmen Open Source Lösungen zur Erweiterung ihres Marktanteils oder zwecks Senkung der eigenen Entwicklungskosten in Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen.

Weitere Kostenfaktoren 

Obgleich in Zusammenhang mit Open Source CRM-Software meist keine Anschaffungskosten anfallen, können Unternehmen dennoch Kosten entstehen.

• 1. Anpassungen

Beispielsweise dann, wenn die Software an vielen Stellen angepasst werden muss, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden – Das Unternehmen jedoch nicht über ausreichend interne Ressourcen und Expertise verfügt, um jene Anpassungen in Eigenregie abzuwickeln.

In diesen Szenarien ist oft nur schwer um die Beauftragung eines externen Dienstleisters herumzukommen, was wiederum mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.

• 2. Add-Ons 

Auch Ad-Ons für Open Source Lösungen sind nicht zwingend kostenfrei. So muss eine Open Source CRM-Software nicht zwingend erschwinglich ausfallen als Closed Source Alternativen.

• 3. Vervielfältigung der Software 

Darüber hinaus haben Anbieter von Open Source CRM-Lösungen die Möglichkeit, Gebühren für Kopierkosten – beispielsweise in Zusammenhang mit einem Download-Service oder einem Datenträger - zu erheben.

Was sind die Vor- und Nachteile eines Open Source CRM?

Unabhängig von den Kosten bringt Open Source Software einige Vorteile.

• Vorteil 1 – Flexibilität

Der offene Quelltext ermöglicht es Unternehmen nach Bedarf eigenständige Änderungen an der Software vorzunehmen. Open Source Lösungen eignen sich somit vor allem für Unternehmen, die über entsprechende Expertise und Kapazitäten zur Anpassung der Software verfügen.

• Vorteil 2 – Unabhängigkeit

Dies geht auch mit Unabhängigkeit einher. Unternehmen sind nicht an einen bestimmten Anbieter und dessen Produkte gebunden, sondern können alle Anpassungen, Veränderungen und Erweiterungen in Eigeninitiative durchführen.

• Vorteil 3 – Die Macht der Vielen

Darüber hinaus verbirgt sich hinter dem Terminus „Open Source“ eine ganze Community von privaten Entwicklern und Unternehmen. Diese sind stets bemüht, Entwicklungen voranzutreiben. Auch können Unternehmen bei Rückfragen auf entsprechende Community-Foren zurückgreifen.

• Nachteil 1 – Mangelnder, formeller Support

Obgleich bei Komplikationen auf Onlineforen & Co. zurückgegriffen werden kann, mangelt es Unternehmen, welche Open Source Lösungen nutzen, dennoch gänzlich an formellem Support durch einen Anbieter. Services wie eine 24-Stunden-Hotline stehen demnach nicht zur Verfügung.

• Nachteil 2 – Schulungsaufwand

Darüber hinaus sind kommerzielle Lösungen aufgrund der hohen finanziellen Investitionen oftmals intuitiver in ihrer Anwendung. Vergleichsweise hoch ist daher häufig der Schulungsaufwand bei der Nutzung einer Open Source Lösung.

• Nachteil 3 – Mangelnde Garantie

Zu guter Letzt mangelt es Unternehmen, welche open Source Programme nutzen, an Garantie. Diese besteht weder in Bezug auf die Software selbst noch bzgl. ihrer künftigen Weiterentwicklung.

Fazit: Die Kosten einer Open Source CRM-Software

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass Open Source Lösungen nicht pauschal kostenfrei zur Verfügung stehen. Unternehmen sollten daher bei der Wahl einer geeigneten CRM-Software zusätzliche Kostenfaktoren in jedem Fall berücksichtigen.

Darüber hinaus eignen sich Open Source Lösungen nicht für den Einsatz in jedem Unternehmen. Bei der Softwareauswahl sollte daher vorrangig das eigene Anforderungsprofil berücksichtigt werden.