Projektverwaltung mit der CRM-Software

Projektverwaltung leicht gemacht: Mit dem richtigen CRM. Erfahren Sie mehr über die Vorteile und Funktionen einer CRM-Software für die Projektverwaltung.

Unternehmen zahlreicher Branchen arbeiten projektbasiert. Sie benötigen ein geeignetes System welches sie bei sämtlichen Prozesse vollumfänglich unterstützt. Dabei spielt zunächst eine ERP-Software zur digitalen Abbildung aller Geschäftsprozesse eine Rolle.

Doch auch der Stellenwert einer CRM-Software zur Abwicklung aller Kundenbeziehungsprozesse sollte im Rahmen der Projektverwaltung nicht unterschätzt werden. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit CRM-Software für die Projektverwaltung auseinandersetzen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer CRM-Software eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis

• CRM-Definition: Was ist CRM-Software?
• Ein Blick auf die Projektverwaltung
• Eigenschaften einer Software für die Projektverwaltung
• Projektverwaltung mittels CRM-Software
• Fazit: Effiziente Projektverwaltung mit dem CRM

CRM-Definition: Was ist CRM-Software?

„CRM“ ist die Abkürzung für Customer-Relationship-Management. Hierbei handelt es sich zunächst um die konsequente Ausrichtung eines Unternehmens auf die eigenen Kunden. Damit geht auch eine systematische Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse einher. Eine CRM-Software ermöglicht Unternehmen die digitale Abbildung all dieser Prozesse.

Vorteile einer CRM-Software

Innerhalb des Systems lassen sich diese Prozesse dann nicht nur verwalten, sondern auch optimieren und automatisieren. Dabei werden die Daten aller Kunden im System gebündelt. Alle Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen können so zentral auf sie zugreifen. Zudem können sie durch integrierte Analysefunktionen ausgewertet werden. Auf diese Weise entsteht ein vollständiges Gesamtbild der eigenen Kunden und Unternehmen können sie zielgerichteter ansprechen.

Funktionen einer CRM-Software 

Eine CRM-Software ist vielseitig einsatzbar. Die sich Kundenbeziehungsprozesse zumeist über mehrere Abteilungen erstrecken, muss auch ein CRM-System Funktionen unterschiedlicher Geschäftsbereiche umfassen. Dazu zählen:

• Marketing,
• Vertrieb,
• Kundenservice,
• Kontaktmanagement,
• Reporting,
• Callcenter,
• Arbeitsabläufe und
• Projektmanagement.

Letzteres wird umgangssprachlich häufig auch mit der Projektverwaltung gleichgesetzt.

Ein Blick auf die Projektverwaltung

Genau genommen lässt sich jedoch eine Differenzierung zwischen Projektmanagement und Projektverwaltung vornehmen. Tatsächlich handelt es sich bei der Projektverwaltung nämlich um einen Teilbereich des Projektmanagements (PM).

Projektverwaltung vs. Projektmanagement 

Das Projektmanagement umfasst alle Aufgabenbereiche von der Projektplanung bis hin zur Initiierung und Umsetzung bis hin zur Kontrolle und dem Projektabschluss. Die Projektverwaltung bezieht sich hingegen auf die Projektdokumentation sowie das Projektcontrolling. Berichte bzw. Reports spielen hier demnach eine entscheidende Rolle.

Eigenschaften einer Software für die Projektverwaltung 

Aufgrund des hohen Stellenwertes der Projektdokumentation bedarf es im Rahmen der Projektverwaltung zunächst einer geeigneten Dokumentenmanagementsoftware. Diese sollte vornehmlich dazu in der Lage sein, Berichte unterschiedlicher Art übersichtlich verwalten zu können. Auch sind softwareseitige Automatisierungen von Nutzen, die Mitarbeiter bei der Erstellung von Berichten unterstützen.

Dashboards und Übersichten

Darüber hinaus sollte eine geeignete Software für die Projektverwaltung über entsprechende Dashboards verfügen, die Mitarbeitern auf einen Blick eine Übersicht über alle wichtigen Rahmenbedingungen und Kennzahlen geben. Von Vorteil sind hier beispielsweise die Integration von Meilensteinen oder eines Ampelsystems.

Anbindung an die ERP-Software 

Zur Erstellung und Verwaltung von Berichten bedarf es zumeist einer DMS-Software. Doch woher stammen die Daten, die in den Berichten aufgeführt werden? – Zumeist aus der ERP-Software. Eine ERP-Software wird aus gutem Grund auch als Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur bezeichnet.

Sie umfasst alle wesentlichen unternehmerischen Daten und Prozesse und liefert somit auch die Informationsgrundlage für zu erstellende Projekte. Aus diesem Grund sollte ein möglichst nahtloser Informationsaustausch zwischen ERP-Software und Projektverwaltungssoftware eingerichtet werden.

Projektverwaltung mittels CRM-Software

Doch auch der Stellenwert einer CRM-Software sollte im Rahmen der Projektverwaltung nicht unterschätzt werden. Letztlich kommt ohne Kunden auch kein Projekt zustande.

Schnittstelle zum Kunden 

Eine CRM-Software kann im Rahmen der Projektverwaltung als wichtige Schnittstelle zum Kunden fungieren. Dies lässt sich beispielsweise über eine E-Mail-Anbindung realisieren, über welche wichtige, im Rahmen der Projektverwaltung generierten Dokumente direkt an den Kunden exportiert werden können. So wird sichergestellt, dass der Kunde stets vollumfänglich über den aktuellen Projektfortschritt informiert ist.

Gleichsam können regelmäßige Reports im Rahmen einen länger laufenden Projektes Unternehmen dabei helfen, sich von Mitbewerbern abzuheben. Sie suggerieren eine proaktive Kundenkommunikation und Professionalität, was einen nachhaltigen Beitrag zum unternehmerischen Erfolg haben kann.

Fazit: Effiziente Projektverwaltung mit dem CRM

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Begriffe „Projektmanagement“ und „Projektverwaltung“ in der Praxis häufig gleichgesetzt werden. Tatsächlich bezeichnet die Projektverwaltung jedoch einen Teilbereich des Projektmanagements, welcher vornehmlich mit administrativen Aufgaben sowie dem Projektcontrolling betraut ist.

CRM und Projektverwaltung

Auch im Bereich der Projektverwaltung nehmen digitale Helfer einen wichtigen Stellenwert ein. Durch Anbindung an die hauseigene CRM-Software ist es Unternehmen möglich, den Kunden in jede Projektphase miteinzubeziehen. So wird sichergestellt, dass dieser mit dem Prozess ebenso zufrieden ist wie mit dem finalen Produkt oder der finalen Dienstleistung.